Как рассчитать отпускные сотруднику: примеры

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать отпускные сотруднику: примеры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.

Правила расчета отпускных.

При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Средний дневной заработок…
…для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях	…для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях (в случаях, предусмотренных ТК РФ)
Способ расчета зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором будет взят отпуск). Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах	Определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. К сведению: работникам, с которыми заключен договор на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, положено два рабочих дня отпуска за каждый месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). ТК РФ не обязывает работодателя предоставлять такой отпуск до окончания срока договора. При увольнении работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск

Предоставление отпуска в рабочих днях

В некоторых случаях работникам предоставляется отпуск в рабочих днях:

• работникам, трудовой договор с которыми заключен на срок до 2 месяцев (ст. 291 ТК РФ)
• работникам, которые заняты сезонными работами (ст. 295 ТК РФ)

Данным категориям работников предоставляется 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы. Порядок расчёта отпускных при этом такой же, как и при расчёте отпуска в календарных днях.

Пример. С Орловой Юлией заключен срочный трудовой договор на период с 1 по 30 сентября. За отработанный месяц ей было начислено 33 000 рублей. Так как договор заключен только на 1 месяц, Юлии предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск на 2 рабочих дня (с 1 по 2 октября) с последующим увольнением.

Произведём расчёт отпускных.

1. Определяется количество дней, на основе которых будут исчисляться отпускные. Из общего количества календарных дней в сентябре необходимо вычесть выходные дни в соответствии с календарём 6-дневной рабочей недели: 30 – 4 = 26 дней.
2. Определяется средний дневной заработок: начисленная за сентябрь зарплата делится на полученное в предыдущем пункте количество рабочих дней:

33 000 руб. / 26 дней = 1 269,23 рубля.

1. Определяется сумма отпускных: средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска:

1269,23 руб. * 2 дня = 2538,46 рубля.

Как определить расчетный период

За расчетный период берут 12 месяцев, предшествующих наступающему месяцу ухода в официальный отпуск.

Если период для расчета составляет меньше 12 месяцев, то расчет исчисляется по фактически отработанному времени на предприятии.

В случае, если начало отпуска совпадает с месяцем трудоустройства, то в расчёт тоже принимается по факту отработанное время.

Если сотрудник по месту работы в период расчетных 12 месяцев, по официальным причинам не получал зарплату, в качестве расчетного периода всё равно берутся только последние месяцы, за которые была зарплата.

Расчет отпускных в 2021 году

Согласно ст. 139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков считается следующим образом:

1. Берем заработки за последние 12 календарных месяцев (складываем все суммы заработной платы и прочих выплат за каждый из этих месяцев).

2. Полученную в п. 1 сумму делим на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Результат – «цена дня», используемая для расчета суммы отпускных выплат.

При этом, если в коллективном договоре установлены иные периоды расчета среднего заработка, бухгалтер должен выполнить расчет исходя из положений ТК РФ и исходя из положений, утвержденных работодателем. Затем нужно сравнить полученные показатели. Применять свой вариант можно лишь в том случае, если он не ухудшил показатель выплат. А общий порядок расчетов необходим для того, чтобы обоснованно подтвердить отсутствие ухудшения положения работников.

Формулы определения среднего заработка:

1. Если предшествующие отпуску 12 месяцев полностью отработаны:

«Цена дня» отпускных = Суммы, учитываемые для расчета среднего заработка за 12 месяцев/12 х 29,3.

1. Если предшествующие отпуску 12 месяцев отработаны не полностью:

Определение расчетного периода

По общему правилу расчетный период для расчета среднего дневного заработка определяется как 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится первый день отпуска (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, далее — Положение).

Из расчетного периода необходимо исключить все время, когда работник (п. 5 Положения):

• Получал оплату в виде среднего заработка (за исключением перерывов для кормления ребенка в соответствии с законодательством). Например, время командировки или другого оплачиваемого отпуска;
• Находился на больничном или в отпуске по беременности и родам;
• Не работал в связи с простоем не по своей вине;
• Не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог работать;
• Использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• В других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты. Например, время отпуска за свой счет или отпуска по уходу за ребенком.

Может получится, что в предшествующих отпуску 12 месяцах вообще не было времени, когда работнику начислялась зарплата за фактически отработанные дни, либо весь этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода. В этом случае в качестве расчетного периода нужно взять 12 месяцев, предшествующие первым упомянутым 12 месяцам (п. 6 Положения).

Если же у работника не было фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за 24 месяца, предшествующих началу отпуска, то в качестве расчетного периода принимаются дни того месяца, в котором работник уходит в отпуск (п. 7 Положения).

Периоды, не входящие в расчетный, приведены в п. 5 Положения о среднем заработке.

При расчете среднего заработка для оплаты отпускных из расчетного периода нужно исключить дни, когда работник:

• находился в оплачиваемом отпуске, командировке и т.п. (то есть периоды, когда он получал средний заработок);
• болел или находился в отпуске по беременности и родам;
• был в неоплачиваемом отпуске;
• использовал дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом;
• не работал по вине работодателя или по не зависящим от него и работника причинам;
• освобождался от работы с полным (частичным) сохранением зарплаты или без оплаты и др.

В расчетный период не включаются суммы

Единовременное вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок добавлением к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в по окруженный году за предыдущий календарный ре.

При исчислении средней заработной платы во всех случаях ее сохранения учитываются: основная заработная плата; доплаты и надбавки (за сверхурочную работу в ночное время, за совмещение профессии и должностей; за расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ работниками с повременной оплатой, за высокие достижения в работе, за интенсивность труда, за руководство бригадой, за выслугу ро ков и др.), производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электро-и тепловой энергии; вознаграждения по итогам годовой работы и выслугу лет. Премии включаются в заработок того мес яця, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. Премии, выплачиваемые за квартал и более длительный промежуток времени, при исчислении средней заработной платы за послед ни два календарных месяца, включаются в заработок в части, соответствующей количеству месяцев в расчетном периоде. В случае, когда число рабочих дней в расчетном периоде отработано не полностью, премии, вознаграждения и другие поощрительные выплаты при исчислении средней заработной платы за два последних календарных месяца учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном пере отоді.

Расчет заработной платы при расчете отпускных

Определив расчетный период, вычисляем размер среднего заработка для оплаты отпускных. В первую очередь определяется зарплата сотрудника за период расчета, после этого вычисляется сумма среднего заработка.

К расчету подключаются все выплаты, перечисленные во 2 пункте Положения. К ним относят:

• зарплату;
• комиссионные вознаграждения;
• гонорар (обычно у сотрудников организаций искусств, редакций);
• доплаты и надбавки;
• компенсации из-за режима, графика и тяжелых/вредных условий труда, ночное дежурство, сверхурочных, выхода в праздничные, выходные дни, многосменный режим;
• премию и вознаграждение.

Внимание! При расчете не принимаются суммы социальных выплат: материальной помощи, возмещение затрат на питание, отдых, обучение, проезд и т. д.) – 3 пункт Положения.

Исключаемое время из расчётного периода

• дни в командировке, оплачиваемом и неоплачиваемом отпуске;
• больничные по временной нетрудоспособности и беременности и родам;
• дополнительные выходные дни для ухода за детьми инвалидами и инвалидами детства;
• дни простоя работы сотрудника (по причинам зависящим от организации и не зависящим) и освобождения с полной или частичной оплатой.

См. пункт 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24декабря 2007г. №922

Пример: Определим расчетный период для отпускных, при следующих условиях:

1. Сергеев М.Н. в течение нескольких лет работает маркетологом в ООО «Космос». Сотрудник согласно графику отпусков сотрудник уходит в ежегодный отпуск с 15 июля 2017 года.

2. Сотрудник в 2016 году уходил в неоплачиваемый отпуск с 10 ноября по 21 ноября.

3. С 22 ноября по 30 ноября 2016 года Сергеев уезжал в командировку в Москву.

4. В период командировки и болезни сотруднику выплаты производились из расчета средней заработной платы. Бухгалтер из расчетного периода (с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года) исключает дни в отпуске и командировке.

Следовательно, расчетным периодом будет временной промежуток с 1 июля 2016 года по 9 ноября 2016 года и с 1 декабря 2016 по 30 июня 2017. Из расчетного периода не исключается время, когда сотрудник находился под арестом. В этом случае сотрудник не освобождается от работы, поэтому этот период из расчетного не исключают. Исключением будет отдельное решение руководства организации. Смотрите пункт 5 положения Правительства РФ 24.12.2007 г. No 922 Из расчетного периода не исключаются выходные и праздничные дни. При условии, что в эти дни работник не болел и не был в отпуске. Даже если до и после праздничных и выходных дней сотрудник болел или находился в командировке, эти дни включаются в расчетный период для расчета отпускных. (См. Письмо Минтруда России от 15 октября 2015 года №14-1/В-847).

Пример: Определим расчетный период для расчета отпускных, при следующих условиях:

• Лукина О.В. два года работает в ООО «Радуга» в должности финансового директора. Сотруднице с 28 июня 2017 года предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 14 дней.
• Сотрудница болела до майских праздников и после. Лукина предоставила два больничных листа о временной нетрудоспособности.
• Больничный лист с 2 мая по 5 мая 2017;
• Больничный лист с 10 мая по 25 мая 2017.
• Период с 1 июня 2016 года по 31 мая 2017 года — расчетный для начисления отпускных.

Исключаем из этого периода временные промежутки в которые сотрудница болела. Но праздничные дни ( с 6 по 9 мая 2017 года) входят в расчетный период. При расчете отпускных бухгалтер в расчетный период включил:

• с 1 июня 2016 года по 1 мая 2017 года;

• с 6 по 9 мая 2017 года;

• с 26 мая по 31 мая 2017 года.

Размер отпускных рассчитывается для каждого сотрудника индивидуально. В Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы указана общая формула расчета размера начисления отпускных. Чтобы определить размер выплаты нужно знать среднедневную доходность.

Расчетный период определяется количеством времени, которое сотрудник проработал в данной организации, но больше года этот период быть не может.

Если сотрудник работает в организации больше года, то за расчетный период берется 12 месяцев до его ухода в отпуск. Если сотрудник собрался в отпуск, проработав в организации неполный год, то за расчетный период берется все то время, которое он проработал в данной организации.

Также работодатель может установить свой расчетный период, но с соблюдением одного условия: отпускные, рассчитанные из периода, установленного работодателем не должны быть меньше отпускных, рассчитанных по общим правилам.

После определения расчетного периода определяется среднедневной заработок сотрудника. Для этого сумму зарплаты за последний год делят на 12 месяцев (или другой период, установленный работодателем), после чего делят на среднемесячное число календарных дней – оно равняется 29,3.

Расчет отпускных осуществляется следующим образом: средний заработок сотрудника умножается на количество дней отпуска.

Подробнее о вычислении среднего заработка читайте тут.

Как определить продолжительность расчетного периода для отпускных?

Расчетный период равен количеству отработанных работником дней в организации, но не больше одного года. Сотрудник работает в организации больше года — расчетным периодом будет 12 месяцев до дня начала отпуска. При этом за календарный месяц берется период с 1-го по последнее число месяца включительно. В случае, если отпуск будет начинаться в одном году, а заканчиваться в другом работает то же правило и расчетный период составит 12 месяцев. Пример: Сотрудник уходит в отпуск с 25 декабря 2021 года по 15 января 2018 года, а принят на работу 1 мая 2021 года. Период 1 мая 2021 года по 30 ноября 2021 года — расчетный. Руководство предприятия вправе установить и другой расчетный период. Прописано такое решение должно в Положении об оплате труда и подкреплено коллективным договором или другим локальным актом. В Положении об оплате труда фразой «… расчетный период для расчета отпускных — девять месяцев… » См. часть 6 статьи 139 ТК РФ. Главное, чтобы изменения никаким образом не ухудшали положение сотрудников организации. При определении расчетного периода для расчета среднего заработка придерживайтесь следующих правил:

1. Суммируйте полные месяцы в расчетном периоде;
2. Рассчитывайте отдельно месяцы, отработанные частично.

Сотрудник вправе продлить отпуск на количество дней, которые он болел. В таком случае время болезни исключается из расчетного периода. При условии, что сотрудник болел во время расчетного периода алгоритм определения периода для расчета следующий:

1. Определим расчетный период, исходя из времени работы сотрудника в организации.
2. Исключаем из расчетного периода время, которое сотрудник болел.

Смотрите положение части 3 статью 139 ТК РФ и пункты 4 и 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ 27.12.2007 № 922 Пример: Определим расчетный период, если во время отпуска сотрудник болел. Работник ООО «АТЕК» Иванов И.Н.взял отпуск с 5 по 18 июля 2021 года. По окончанию отпуска Иванов И.Н. приносит больничный лист и просит перенести отпуск с 1 по 14 августа. Иванов И.Н. работает в организации с 1 марта 2021 года, поэтому расчетный период равен периоду с 1 августа 2021 года по 31 июля 2021 года. Больничный лист (с 5 по 18 июля 2021 г.) исключается из расчетного периода. На практике встречаются случаи, когда сотрудник увольняется, а потом вновь устраивается в одну и ту же организацию. Тогда расчетный период берется только после повторного приема сотрудника на работу. Соответственно время, отработанное до увольнения в расчетный период не входит. Это объясняется тем, что при увольнении организация расторгает трудовой договор с сотрудником. Бухгалтер рассчитывает и начисляет компенсацию за неиспользованный отпуск. Поэтому в расчетный период включается только время, отработанное по действующему трудовому договору. (См. ст.77,140,127 ТК РФ и п.2 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ 24 декабря 2007 г. No 922) Пример: Определим расчет период, если сотрудник уволился и вновь устроился на работу. В ООО «УК «РОС» сотрудник О.В.Романов отработал по трудовому договору с 1 января 2013 года по 31 января 2021 года. С 1 февраля 2017 года Романов увольняется. Организация выплачивает расчет по зарплате и компенсацию за неиспользованный отпуск в количестве 7 дней. Спустя неделю сотрудник принимает решение вернуться в организацию. Руководитель принимает сотрудника на ту же должность. Через полгода Романову предоставили 13-дневный ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетным периодом в ситуации будут последние полгода, когда сотрудника организации приняли на работу повторно. Руководитель принимает сотрудника на ту же должность. Через полгода Романову предоставили 13-дневный ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетным периодом в ситуации будут последние полгода, когда сотрудника организации приняли на работу повторно.

Какие выплаты включаются в базу для расчета, а какие нет?

В отдельных положениях трудового кодекса четко указано, какие дни и выплаты используются при расчете отпускных, а какие нет. В этой связи сформируем небольшую таблицу:

• оклад сотрудника;
• процент от выручки;
• оплата в натуральном виде;
• денежное довольствие служащим госструктур и муниципалитета;
• гонорары СМИ, культурных организаций;
• надбавки и доплаты.

Выплаты, которые исключаются из базы	Суммы, которые требуется учесть
отпускные за прошлые периоды и дни отдыха без оплаты; командировка; больничные; декретные; разовые: матпомощь, оплата спецодежды, коммунальных услуг, билетов; дивиденды от акций и проценты по корпоративным кредитам; простои и забастовки.

Иногда сотрудникам выплачиваются премиальные, имеющие постоянный характер и закрепленные внутренними актами. Данные выплаты также подлежат учету, при начислении отпускного пособия.

О других особенностях начисления отпускных

Выполнение таких условий ведёт к появлению некоторых нюансов у начисления заработка:

• Выплата премиальных.
• Оклады повышались.

Повышение среднего заработка неизбежно при увеличении на предприятии ставок и тарифов, других вознаграждений. Исключение – ситуации, когда так происходит за счет премий или надбавок, хотя основной показатель остается прежним.

Индексацию определяют по коэффициенту при таких обстоятельствах, связанных со средним заработком. Расчет соотношений между окладами на расчётный период и размером вознаграждений после повышений индивидуален у каждого сотрудника.

При неоднократном увеличении и коэффициентов в итоге получается несколько. Если необходимо, учитывают при этом и ежемесячные пособия, чей размер тоже увеличился.

Порядок индексации определяется тем, в какой период происходило повышение. Есть три основных варианта:

• Во время отпуска.
• До того, как наступил отпуск, но после окончания периода расчетов.
• В расчетный период.

О других особенностях начисления отпускных

Выполнение таких условий ведёт к появлению некоторых нюансов у начисления заработка:

• Выплата премиальных.
• Оклады повышались.

Повышение среднего заработка неизбежно при увеличении на предприятии ставок и тарифов, других вознаграждений. Исключение – ситуации, когда так происходит за счет премий или надбавок, хотя основной показатель остается прежним.

Индексацию определяют по коэффициенту при таких обстоятельствах, связанных со средним заработком. Расчет соотношений между окладами на расчётный период и размером вознаграждений после повышений индивидуален у каждого сотрудника.

При неоднократном увеличении и коэффициентов в итоге получается несколько. Если необходимо, учитывают при этом и ежемесячные пособия, чей размер тоже увеличился.

Порядок индексации определяется тем, в какой период происходило повышение. Есть три основных варианта:

• Во время отпуска.
• До того, как наступил отпуск, но после окончания периода расчетов.
• В расчетный период.

Что исключить из расчетного периода

Из расчетного периода исключить следует следующие дни, когда:

• Сотруднику выплачивался средний заработок. Под такими днями понимаю периоды оплачиваемого отпуска, командировки (За исключением периода кормления ребенка);
• Сотрудник находился на больничном или в декретном отпуске;
• Сотрудник брал отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты);
• Сотрудник брал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за инвалидами;
• Сотрудник по независящим ни от работодателя ни от самого работника причинам не работал. Например, дни отключения электричества;
• Сотрудника от работы освободили.

★ Сборник-справочник всех кадровых документов (бланки и документы в формате word) куплено > 1200 книг

Рабочий год для отпуска: какие периоды входят 2021

Когда сотрудник идет в ежегодный отпуск в приказе на отпуск нужно указать рабочий год, за который его предоставляют. И хотя отпуск нужно предоставлять ежегодно, не стоит допускать частую ошибку коллег-кадровиков и путать календарный и рабочий годы.

Рабочий год для ежегодного отпуска у каждого сотрудника индивидуальный и зависит от даты приема на работу. Кроме того, не все периоды трудовой деятельности дают право на отпуск, поэтому окончание рабочего года работника может сдвигаться и даже ни один раз в году.

Как не запутаться во всех нюансах и без ошибок научиться определять рабочий год сотрудника-отпускника расскажут в деталях эксперты Системы Кадры в своей новой статье.

Из статьи вы узнаете:

• Как определить индивидуальный рабочий год сотрудника, дающий право на отпуск
• Какие периоды сдвигают окончание рабочего года
• Как определить рабочий год, если у сотрудника есть периоды, которые не входят в отпускной стаж
• Как рассчитать рабочий год и стаж на отпуск, если организация реорганизовалась
• Как рассчитать рабочий год и стаж на отпуск, если сотрудник перевелся из другой организации
• Как рассчитать рабочий год и стаж на дополнительный отпуск

Похожие записи:

• Налоги на недвижимость в 2023 году при продаже и при дарении
• Могут ли сократить беременную женщину?
• Доплаты ветеранам труда в 2023 году в Москве