Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Собственные разработки
Если работодатель решил, что обязательно делать отчет о командировке, и собирается разработать собственные правила, ему необходимо предусмотреть детальный порядок заполнения и предоставления бумаг, а именно:
- какие сведения и в каком объеме сотруднику придется предоставить работодателю при возвращении;
- в какой срок их предоставить;
- по какой форме сдавать (желательно подготовить пример краткого отчета о выполнении служебного задания в командировке, на который смогут ориентироваться сотрудники);
- кому передать и т. д.
При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет.
Кроме того, существуют сотрудники, которые вправе отказаться от выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте. Направление этих категорий сотрудников в поездки допускается только с их письменного согласия. К «льготным» относятся:
- одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
- родители детей в возрасте до 3 лет;
- родители детей-инвалидов;
- ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.
Общие понятия по командировкам
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.
Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Чтобы составить отчет о расходах, а также проделанной работе, необходимо придерживаться последовательности определённых действий (Таблица 1).
Таблица 1. Порядок составления отчета о командировке
| Порядок действий | Комментарии |
| Оформление командировочного удостоверения | (Если оно не предусмотрено, выезд осуществляется на основании приказа руководителя). Этот документ должен находиться с сотрудником весь период нахождения его за пределами компании. По месту нахождения необходимо поставить отметки (дата, город, подпись, печать) о прибытии и отъезде. |
| Получение аванса | Бухгалтерия предприятия на основании приказа осуществляет расчёт предполагаемых расходов (проезд, проживание, питание) и перечисляет сотруднику на банковскую карту аванс. |
| Подбор документов | Весь процесс переезда, проживания в гостинице, оплате некоторых услуг сопровождается расходами с выдачей соответствующих финансовых документов. Все их нужно собрать. |
| Оформление авансового и командировочного отчета | Осуществляется сразу после прибытия на место работы (не позднее трех дней после выхода на работу). Все имеющиеся в авансовом отчете графы заполняются аккуратно (цифрами, либо прописью), без исправлений и заверяются подписью сотрудника. Бухгалтерия проверяет правомерность понесенных расходов, а дальше отчет предоставляется на утверждение руководителю. |
Пример написания отчета по командировке
Действующим российским законодательством установлено, что вся информация о командировках, в том числе и та, которая имеет отчетный характер, заноситься в специальный бланк по форме Т-10а. Большинство руководителей предпочитают пользоваться именно этим образцом. Однако в зависимости от специфики командировочной поездки, данный бланк может не подходить, поскольку требуется сбор сведений, указание которых в нем не предусмотрено.
В связи с этим в законодательстве было прописано, что при необходимости можно пользоваться произвольными формами отчета. Ошибка многих подчиненных состоит в том, что они сильно подробно начинают расписывать все детали поездки. Так делать не нужно, поскольку такой тип документа, как отчет, подразумевает некую выжимку самой главной информации. Отчет должен занимать не более, чем одну страницу листа формата А4.
Зачем нужен отчет о командировке
Работник направляется в командировку для выполнения конкретных задач и компенсирует возникшие в поездке расходы на проезд, наем жилья, страхование пассажира и приобретение постельного белья (при использовании железнодорожного транспорта). Естественно, предприятие не может его проконтролировать в другой местности, поэтому требует отражения достигнутых результатов.
Предоставленный отчет о командировке позволяет:
-
получить информацию о достигнутых результатах в соответствии с поставленным рабочим заданием;
-
подтвердить расходы, что необходимо для правильного расчета налога на прибыль и НДФЛ сотрудника.
Вся процедура включает три этапа:
-
Планирование командировочного задания с подробным указанием цели, места выполнения трудовых обязательств и иных параметров.
-
Издание и направление распорядительного документа. Обычно используется приказ.
-
Подготовку отчета о проделанной работе.
Отчет о командировочных расходах: что такое деловая поездка
В целом, поездка считается деловой или служебной, если она совершается по профессиональным причинам и по распоряжению работодателя. Для этого соответствующие работники должны находиться в месте, отличном от их обычного места работы, в течение короткого периода времени. Краткосрочная командировка обычно длится не более трех месяцев за один раз. К поездкам, подлежащим возмещению, относится:
- Выездное обслуживание (встреча с клиентами).
- Работа на месте с клиентам.
- Ярмарки, выставки, рынки.
- Обучение.
- Конференции.
- Экскурсии, экспедиции.
- Стажировки (школьные, учебные поездки).
Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления
Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно.
Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:
- реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
- период, за который заполняется форма отчета о командировке;
- причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
- задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
- достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.
Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.
Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).
Что же такое Задание на командировку и Отчет о выполненной в поездке работе?» — поинтересуетесь вы. Действующее законодательство относительно служебных командировок работников хозрасчетных2 предприятий на необходимость их оформления даже не намекает. Но наш совет: чтобы избежать вопроса: «Почему часть поручений, данных перед поездкой, осталась без внимания?», а также облегчить работу коллегам (особенно если им предстоит посетить несколько организаций, решить различные проблемы) и т. п., лучше заранее составить для сотрудника Задание на командировку.
Кто готовит и в какие сроки
Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Работник уполномочен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.
Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человека, оказывающего услуги или выполняющего работы по договору гражданско-правового характера, нельзя отправить в служебную поездку.
Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник сдает проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).
Особенности составления отчетной документации после приезда из командировки
В том случае, если трудящийся впервые был командирован и ранее не заполнял отчеты о результатах работы, проделанной в период командировки, ему следует прислушаться к следующим рекомендациям:
- Прежде всего, досконально изучить поставленные перед ним задачи, которые должны быть зафиксированы руководителем в письменном виде. Как правило, их указывают в служебном задании (СЗ), оформляемом непосредственно перед отбытием сотрудника в командировку;
- После анализа СЗ необходимо установить, каких целей удалось достичь в поездке, а какие остались невыполненными в силу определенных уважительных обстоятельств;
- В отчете по командировке следует четко отразить все результаты, а также по возможности, приложить документы, доказывающие правдивость изложенных данных.
Как составить авансовый отчет по командировке – образец
После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями. Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо. После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:
- личных данных работника;
- документах, при помощи которых можно подтвердить выдачу денег на поездку авансом;
- датах произведенных расходов и их назначении с указанием основных реквизитов подтверждающих документов.
Срок предоставления отчета о командировке
Авансовый отчет на командировочные расходы работник должен заполнить и отдать главному бухгалтеру или лицу, его заменяющему, в течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из командировки. Причем в данном случае не важно, в какой командировке находился сотрудник: в зарубежной или на территории РФ. Такой срок прописан в указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Нарушить срок в 3 дня можно только по уважительной причине – например, по болезни или при направлении в другую командировку. По окончании болезни и выхода на работу в течение 3-х дней работник должен сдать авансовый отчет.
Бывают случаи, когда работник фактически живет в командировках. Это особенно актуально для водителей-дальнобойщиков. Они привозят груз, разгружаются и снова уезжают. Иногда новая командировка может начаться в тот же день, как закончилась предыдущая, или в течение пары дней после ее окончания. В этом случае рекомендуем работнику не тянуть время со сдачей отчетных документов по командировке, чтобы не потерять или не испортить оправдательные документы.
Обязательный авансовый отчет
Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.
Этот аванс выплачивается на:
- Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
- Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например, оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
- Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
- Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
- Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.
При сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.
Особенности составления этой формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы и пример заполнения документа. Все формы можете скачать бесплатно.
Для чего нужно служебное задание
Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.
2004, стали только рекомендованными к применению.
Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.
Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.
Обратите внимание
Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.
Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2019 года.
И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.
Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.
Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один — для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.
Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.