Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата командировочных расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Суточные: налоговый учет
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
В чем, собственно, отличие?
Начнем с того, что компенсация расходов на питание – это фактическое возмещение работодателем денежных средств, которые были затрачены работником на покупку той или иной продукции пищевой промышленности для личных нужд. С точки зрения трудового законодательства, работодатель будет обязан возмещать денежные средства по этому поводу только в том случае, если ранее было между ним и работником заключено соответствующее соглашение, причем в письменной форме. Им можно было договориться и устно, но мы сейчас не будем рассматривать этот случай. Суточные – отдельные от заработной платы выплаты, которые в теории должны компенсировать работнику все неудобства, связанные с его фактическим проживанием во время командировки в другом городе или стране. Компания обязана, согласно предписаниям ТК РФ, обеспечить возможность работнику снять себе жилье или забронировать номер в гостинице, а также обеспечить теми средствами (суточными), которые сотрудник сможет потратить на личные нужды в случае такой необходимости. Как мы видим, о питании конкретно ничего в законодательстве не сказано. Следовательно, мы делаем вывод о том, что у дирекции нет как таковой обязанности «покупать еду» сотруднику, т.к. ему и так выплачивается n-ая сумма денег на покрытие схожих затрат, чего нельзя сказать об аренде жилья, которая является отдельной статьей расходов. Если говорить в рамках нашего примера директор решил «сжульничать», не выплачивая суточные, а компенсируя расходы на питание. Априори в этом случае руководство компании тратит меньше денег. За это, между прочим, командированный работник может подать на своего работодателя в суд. Так что, директора, имейте это ввиду, ибо скупой платит дважды.
Что включается в представительские расходы?
В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.
В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.
Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).
В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:
- транспортировку к месту мероприятия и обратно;
- обслуживание при осуществлении переговоров;
- оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.
Что относится к данному типу расходов?
Представительские расходы представляют собой сумму затрат, которая необходима компании для переговоров с другими юридическими лицами и подрядчиками для налаживания стабильных, эффективных и прибыльных партнерских отношений. К данной категории также относятся расходы на проведение собраний руководящего состава конкретной организации.
Согласно НК, к представительским относятся расходы на организацию деловой встречи, обслуживание партнеров и клиентов, которые участвуют в переговорах, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. При этом рассматриваются заседания любого формата, включая те, которые проводятся во время командировки. К таким тратам относятся:
-
обеспечение ресторанного обслуживания с блюдами и напитками;
-
организация завтрака, обеда или другого приема для приглашенных лиц, а также для руководителей других компаний, которые принимают участие в переговорах;
-
транспорт для доставки этих людей на мероприятие, собрание совета директоров, на другие локации;
-
использование услуг переводчиков, не входящих в штат работодателя, для разрушения языкового барьера и в представительских целях.
Транспортное обеспечение
В п. 2 ст. 264 НК РФ указаны расходы на доставку участников переговоров, участников заседания руководящего органа организации к месту проведения мероприятия и обратно. При этом не уточнено, из какого пункта она должна быть осуществлена. Фискальные ведомства узко трактуют эту норму.
Например, когда организация возмещает расходы иностранным представителям, прибывшим на переговоры, как указано в Письме УФНС по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271, стоимость авиационных и железнодорожных билетов, оплата проезда любым другим транспортом иностранных представителей (кроме транспортного обеспечения доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия), а также визовая поддержка работников иностранной организации по пути следования из другого государства до границ РФ и непосредственно по ее территории не учитываются для целей налогообложения российской организации и, в частности, не относятся к представительским.
Расходы на транспортное обеспечение необходимо обосновать, а это не всегда легко. Трудность может быть связана с доказыванием, что расходы относятся к представительским. Например, ФАС ЦО признал расходы на перевозку журналистов представительскими, проанализировав следующую ситуацию: организация провела семинар «Российский рынок драгоценных камней. Производство, торговля, потребление: конфликт или консенсус?», для участия в котором были приглашены журналисты ведущих СМИ России. В рамках утвержденного плана мероприятий по проведению семинара организация заключила с индивидуальным предпринимателем договор перевозки журналистов из Москвы на предприятие для участия в семинаре и обратно. Необходимость участия журналистов обусловлена направлениями рекламной политики организации и долгосрочными хозяйственными связями организации с ведущими печатными и телевизионными агентствами для размещения рекламных материалов, опубликования статей о ее деятельности. Это подтверждено документами, удостоверяющими проведение семинара (план мероприятий, список приглашенных лиц, договор перевозки, служебная записка отдела маркетинга) (Постановление от 12.01.2006 N А62-817/2005).
Оплата питания в командировке
Командировка является одной из важных составляющих процесса рабочей деятельности и подразумевает определенные затраты для организации процесса работы сотрудника вне компании работодателя. Командировочные денежные средства, к которым относятся и расходы на питание в командировке, возвращаются по нормированному и установленному в трудовых документах графику.
Возмещение расходов производится на основе суточных затрат рабочего предприятия за каждый из дней командировки. Как правило, руководители организации, предоставляющей трудоустройство, самостоятельно определяют размер суточного возмещения, которое получают их сотрудники. Согласно ТК РФ, выплата суточных расходов заключается в предоставлении денежной суммы, которая не имеет целевого назначения.
В каком порядке производится нормирование представительских расходов?
В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».
В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.
На что еще может рассчитывать работник?
Компенсация затрат на питание – это не единственное, о чем может просить сотрудник, отправляющийся в командировку. Из наиболее популярных потребностей – оплата мобильной связи, компенсация затрат на интернет, покупка дополнительной теплой одежды, если речь идет о поездке на Крайний Север, дополнительные деньги на тот случай, если забронированный номер в отеле будет иметь ряд неудобств и ему придется снимать другое жилье самостоятельно. Другими словами, требования могут быть абсолютно разными. Работодателю же важно понимать, что во многих из них он может отказать, будучи правым. В частности, дополнительные расходы на мобильную связь – прихоть работника, интернет – тоже прихоть, дополнительная одежда – прихоть и т.д. В то же время, работодатель должен обеспечить работника именно таким жильем, которое позволит сотруднику комфортно пребывать по месту командировки, а также платить именно тот размер суточных, которые регламентирован действующим законодательством. В любом случае, директору никто не может запрещать купить своему дорогому подчиненному шапку-ушанку из песца, дабы тот не замерз, работая за Полярным Кругом. Главное, чтобы все траты были, по возможности, согласованы заранее. Это поможет решить главную проблему всех командировок – кто и кому что должен.
Командировки и представительские расходы в 2023 г.. Подотчетные лица: требования в соответствии с действующими нормативными актами.
Лектор: Пятайкина Лариса Витальевна
Стоимость участия в семинаре: 8500 9500 руб.
Зарегистрироваться
Правила работы с подотчетными лицами, новый документооборот, в т.ч. электронный с учетом
положений ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Все о командировках, признание расходов, особенности выплаты суточных расходов сверх
установленного норматива. Различие командировки и разъездного характера работы.
Представительские расходы – какие расходы можно принять для налогового учета. Семинар
построен с учетом всех изменений на день проведения семинара
Лектор: Пятайкина Лариса Витальевна — профессиональный практикующий аудитор, преподаватель
ИПБ России, консультант-эксперт. Автор публикаций в журнале «Бухгалтерский бюллетень». Имеет
многолетний опыт преподавательской (аттестат) и консультационной деятельности, практической
работы в области бухгалтерского учета и налогообложения.
Обязательные документы, которые должны быть оформлены при выдачи подотчетных сумм в
организации. Практические рекомендации по составлению локальных нормативных документов
организации.
Документооборот при расчетах с подотчетными лицами. Выдача денежных средств в подотчет
наличными денежными средствами, путем перечисления на «зарплатную» карточку, расчеты
корпоративной карточкой. Из каких наличных средств, поступивших в кассу, можно выдавать денежные
средства подотчет. Возврат неиспользованных подотчетных сумм, правила дальнейшего использования
этих сумм. Первичные документа и оправдательные документы по ФСБУ 27/2021 «Документы и
документооборот в бухгалтерском учете»
Ответственность подотчетного лица за несвоевременный возврат неиспользованных подотчетных
сумм. Порядок удержания невозвращенных подотчетных сумм в соответствии с нормами Трудового
кодекса РФ – порядок действий работодателя. Ответственность подотчетного лица за представление
документов, не соответствующих требованиям Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»
Служебные командировки. Определение командировки. Отличие командировки и разъездного
характера работы: разницы при расчете оплаты труда и компенсации расходов. Порядок оформления
командировки в организации.
Новые изменения в определение срока командировки. Однодневные командировки. Продление
командировки, отзыв из командировки. Оформление. Разъяснения Минфина РФ по однодневным
командировкам.
Гарантии, установленные Трудовым кодексом РФ для работника, направленного в командировку.
Утверждение в локальном нормативном документе перечня расходов на командировку и утверждение
сумм расходов в организации. Расчет среднего заработка для оплаты времени в командировке – пример.
Расходы при командировках: компенсация расходов на проезд ( приобретение билетов как самими
сотрудниками , так и через турфирму), командировка на личном автомобиле, расходы на такси, наем
жилого помещения ( в т.ч. при аренде жилых помещений у физических лиц), и другие расходы.
Суточные расходы (понятие суточных, можно ли суточные не платить?). Правила установления
суточных расходов в организации. Какие дополнительные расходы можно без налоговых рисков признать
и учесть при служебных командировках..
Правила учета рабочего времени во время командировки. Правила составления табеля учета
рабочего времени. Выход на работу в день отъезда в командировку и день возвращения из командировки.
Право на пособия по нетрудоспособности во время командировки. Отзыв из отпуска для направления в
командировку.
Зарубежные командировки. Выдача аванса, в рублях, иностранной валюте, выдача корпоративной
карточки. Ограничение по выдаче некоторых видов наличной иностранной валюты для командировок.
Пересчет иностранной валюты в рубли для признания расходов, для определения налоговой базы по
НДФЛ, базы для расчетов страховых взносов.
Налогообложение выплат по командировкам. В каких случаях возникает налоговая база по НДФЛ,
база для начисления страховых взносов с учетом изменений 2023 года. В какие сроки производить
начисления, удержание НДФЛ и перечисление в бюджет в составе ЕНП, сроки начисления страховых
взносов и перечисления страховых взносов в составе ЕНП. Влияние суточных расходов, выданных сверх
установленного норматива, на применение прогрессивной шкалы по НДФЛ.
Представительские расходы – определение. Какие расходы можно учесть в составе
представительских расходов. Виды расходов: проживание представителей другой организации,
транспортное обеспечение, подарки, сувениры, питание, алкоголь, цветы
Документальное оформление представительских расходов , рекомендации по составлению локальных
нормативных документов.
Нормирование представительских расходов- пример. Бухгалтерский и налоговый учет. Особенности
признания представительских расходов при применении УСН.
Учет операций с подотчётными наличными денежными суммами, выданными на приобретение
ТМЦ ( в т.ч. ГСМ). Варианты бухгалтерского и налогового учета в зависимости от представленных
первичных, оправдательных документов.. Проблемы учета НДС.
Правила расчетов наличными денежными средствами ( корпоративные карты, и прочие средства
ЭСП) между юридическими лицами через подотчетных лиц: документооборот, лимит расчетов
наличным денежными средствами ( судебная практика).
Реквизиты чека ККТ с 2023 года. Дополнительные разъяснения ФНС по проверке обязательных
реквизитов в кассовом чеке. Приобретение маркированных товаров через подотчетное лицо.
Налоговые проверки наличных расчетов.
Кассовая дисциплина. Вопросы, рассматриваемые при проверках кассовой дисциплины.
Административные штрафы за нарушения кассовой дисциплины. Какие проверки ИФНС проводит ,
чтобы проверить соблюдение налогоплательщиками требований к работе с онлайн-кассами.
Планируемые изменения по проверкам кассовой дисциплины.
Ответы на вопросы слушателей.
Стоимость 8500 руб. Очное участие 9500 руб.
Суточные и авансовые платежи
Сумма суточных считается по формуле:
ЛС х КДК
- ЛС — установленный лимит суточных,
- КДК — количество дней командировки.
Расходы на проезд определяются исходя из стоимости билетов туда и обратно. Можно приобрести их заранее, тогда в заявку на аванс включается их фактическая стоимость. Если используется транспортное средство предприятия или личный автомобиль сотрудника, считается пробег туда — обратно и перемножается на норму расхода ГСМ.
Лимит стоимости проживания в командировках определяется отдельным приказом по предприятию. Он может варьироваться в зависимости от должности командируемого и места командировки. Например:
- 2500 рублей в день для специалистов во всех городах РФ кроме Москвы и Санкт-Петербурга, и 3000 рублей в день для специалистов при проживании в Москве и в Санкт-Петербурге;
- 3000 рублей и 4000 рублей соответственно — для руководителей.
Сумма превышения может быть компенсирована (с учётом удержания НДФЛ и страховых взносов).
В командировочных расходах счёт бухгалтерского учёта на аванс и суточные используется один и тот же — 71:
- Дт 71 — Кт 51 если аванс перечислен на карту сотрудника;
- Дт 71 — Кт 50 если деньги получены наличными из кассы.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:
- Выплата суточных при командировках в 2021 году: особенности;
- Выплата суточных за день отъезда и за день прибытия;
- Оплата суточных за выходные дни;
- Суточные при командировке в место постоянной прописки.
Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.