Учет ГСМ по топливным картам в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет ГСМ по топливным картам в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Учет расходов на топливо

2. Что собой представляют топливные карты

3. Бухгалтерский учет расходов на топливо

4. ГСМ приобретены посредством топливных карт

5. С какими счетами корреспондирует счет 10

6. Особенности учета ГСМ на предприятии

7. Пример расхода на ГСМ

8. Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам — НалогОбзор.Инфо

9. Пример учета ГСМ по топливной карте

10. Бухгалтерский учет карт

11. Бензин по топливным картам

Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».

Учет расходов на топливо

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве (тип, государственный знак, показания одометра);
сведения о водителе.

Поясним на условном примере порядок списания топлива по путевым листам. У ООО «Алмаз» числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 42 руб. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 40 руб., выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.

Средняя стоимость списания будет равна:

70 * 42 = 2940 руб.;
100 * 40 = 4000 руб.;
2940 + 4000 = 6940 руб.;
70 + 100 = 170 л;
6940 / 170 = 40,82 руб.

По фактическому расходу топлива затраты считаются так:

В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
Пусть автомобиль используется для служебных целей заместителем директора, тогда затраты спишутся Дт 26 Кт 10/3 на ОХР.

При расчете по нормативам из документа АМ-23-Р берется формула расчета. Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, легковой, формула (р. 2 п. 7) будет такая:
Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:

Д – поправочный коэффициент в процентах, установленный в организации;
S — пробег;
Hs – норма расхода на 100 км.

Сезонный коэффициент D (зимний, повышающий, отражающий повышенный расход бензина) не применяется. Норма расхода для данной модели — 8,8 л. Зафиксированы показания спидометра при выезде — 2510, при возвращении — 2565.

Расчет:

Пробег: 2565 — 2510 = 55 км.
Расход: Qн = 0,01 * 8,8 * 55 * (1 + 0,01) = 0,01 * 8,8 * 55 * 1,01 = 0,01 * 484 * 1,01 = 4,84 * 1,01 = 4,89 л.
4,89 * 40,82 = 199,61 руб.
Проводка: Дт 26 Кт 10/3 199,61 руб.

Что собой представляют топливные карты

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации. Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

Виды ТК различны:

По обозначенному лимиту:

лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.

По виду баланса:

денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.

По способу расчета:

дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте. Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты:

счет-фактуру,
товарную накладную,
акт сверки взаимных расчетов,
ежемесячный отчет по операциям.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка	60.2	51
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной	10.3	60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры	19	60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок	68	19
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов	60.1	60.2
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов	20, 26, 44	10.3

ГСМ приобретены посредством топливных карт

Орлова Е.В. эксперт,
журнал «Российский налоговый курьер» № 17/2008

Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России

У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете? Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца.

Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями топливных карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ. В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на топливные карты.

С какими счетами корреспондирует счет 10

Счет 10 может корреспондировать со следующими счетами:

По дебету счета 10 в кредит счетов:

Сч. 10 — при передаче материалов между складами;
Сч. 15 — при приобретении материалов с использованием в учете счетов 15, 16;
Сч. 20 — при оприходовании материалов от основного производства;
Сч. 23 — при оприходовании материалов от вспомогательного производства;
Сч. 25 — при оприходовании материалов, возникших при осуществлении общепроизводственных расходов;
Сч. 26 — при оприходовании материалов, возникших при осуществлении общехозяйственных расходов;
Cч. 28 – при оприходовании в качестве материалов неисправимого брака;
сч. 29 — при оприходовании материалов от обслуживающих хозяйств;
сч. 40 — при корректировке фактической себестоимости;
сч. 41 — при переводе приобретенных для перепродажи товаров в материалы;
сч. 43 — при переводе готовой продукции в материалы;
сч. 44 — при оприходовании материала, возникшего при осуществлении расходов на продажу;
сч. 60 — при поступлении материалов от поставщиков;
сч. 66 — при поступлении материалов в виде краткосрочных товарных кредитов или займов;
сч. 67 — при поступлении материалов в виде долгосрочных товарных кредитов или займов;
сч. 68 — в части сборов или налогов, относимых на стоимость материалов;
сч. 71 — при поступлении материалов от подотчетных лиц;
сч. 75 — при внесении долей учредителями материалами;
сч. 76 — при поступлении материалов от прочих поставщиков, включения стоимости услуг в цену материалов и т. д.
сч. 79 — при поступлении материалов из филиалов или головных подразделений;
сч. 80 — при внесении вкладов участников товарищества материалами;
сч. 86 — при поступлении материалов в качестве целевого финансирования;
сч. 91 — при поступлении материалов при разборе объектов ОС;
сч. 97 — корректировка стоимости материалов, отнесенных на расходы будущих периодов;
сч. 99 — при оприходовании материалов, возникших по причине чрезвычайных обстоятельств.

По кредиту счета он корреспондирует с дебетом следующих счетов:

сч. 08 — при списании материалов на подготовку к эксплуатации внеоборотных активов, капитальном строительстве и т.д;
сч. 10 – при передаче материалов между складами;
сч. 20 — при отпуске материалов на основное производство;
сч. 23 – при отпуске материалов на вспомогательное производство;
сч. 25 – при отпуске материалов на общепроизводственные нужды;
сч. 26 – при отпуске материалов на общехозяйственные нужды;
сч. 28 — при отпуске материалов на исправление брака;
сч. 29 – при отпуске материалов в подсобные хозяйства;
сч. 44 — при отпуске материалов на расходы на продажу;
сч. 45 — на сумму отгруженных материалов, выручка за которые еще не признана в бухучете;
сч. 76 — при выбытии материалов прочему контрагенту;
сч. 79 — при передаче материалов в филиалы или головные подразделения;
сч. 80 — при погашении доли товарища материалами;
сч. 91 — при списании стоимости материалов при их выбытии;
сч. 94 — при обнаружении недостачи материалов;
сч. 97 — при отнесении стоимости материалов на будущие расходы;
сч. 99 — при списании материалов на чрезвычайные обстоятельства.

10.1 «Сырье и материалы» – для отражения основных и вспомогательных производственных материалов, сырья добывающей промышленности, продукции с/хозяйства.
10.2 «Полуфабрикаты, комплектующие, детали, конструкции» – для отражения МПЗ, непосредственно участвующих в производстве изделий.
10.3 «Топливо» – для отражения всех видов топлива и ГСМ.
10.4 «Тара и тарные материалы» – для отражения предметов и материалов, участвующих в процессе упаковки, хранения и последующей транспортировки изделий. Этот вид МПЗ подразделяется на возвратные и невозвратные.
10.5 «Запчасти» – для отражения МПЗ, участвующих в ремонте оборудования, машин и прочих основных средств.
10.6 «Прочие МПЗ» – для отражения образующихся возвратных отходов – остатков МПЗ, которые еще обладают определенной ценностью и могут быть реализованы или повторно использованы.
10.7 «МПЗ для переработки на стороне» – для отражения МПЗ, отданных в переработку на сторону.
10.8 «Стройматериалы» – для отражения строительных материалов у застройщиков.
10.9 «Инвентарь и хозпринадлежности» – для отражения предметов технического или общехозяйственного назначения.

Особенности учета ГСМ на предприятии

Использование любого вида транспорта на предприятии неразрывно связано с учетом ГСМ. В статье разберемся с особенностями учета горюче-смазочных материалов. Что такое нормы расхода ГСМ, как их рассчитать, как списать ГСМ в расходы предприятия, как происходит бухгалтерский учет списания топлива и какие проводки выполняются? На все эти вопросы постараемся ответить в статье ниже.

Учет ГСМ на предприятии и расчет нормы его расхода обычно вызывает массу вопросов у бухгалтеров. Правильное списание расходов на эксплуатацию и обслуживание транспортных средств очень важно, ведь эти расходы уменьшают базу для исчисления налога на прибыль.

Прежде всего, нужно помнить, что расходы на горюче-смазочные материалы должны быть правильно рассчитаны, документально подтверждены и экономически обоснованны. Это очень важный момент, ведь только при соблюдении трех вышеуказанных условий затраты на ГСМ можно списать в расходы организации. Вы должны быть готовы к тому, что при любой проверке налогового органа вы сможете обосновать необходимость таких затрат, сможете предъявить все подтверждающие документы.

Пример расхода на ГСМ

Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО «Зима» под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов. Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.

Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.

Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.

3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. НДС не рассматриваем для простоты.

1, 2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина.
Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.
С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя:

Дата	Приход	Расход	Остаток
количество	цена	стоимость	количество	цена	стоимость	количество	цена	стоимость
Остаток на 01.04	18	10	180
01.04	7	10	70	11	10	110
02.04	10	10	100	1	10	10
03.04	20	11	220	11	10,95	120,48	10	10,95	109,52

Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам — НалогОбзор.Инфо

В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). Сумму НДС, выделенного в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо. Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов).

Дата перехода права собственности может быть предусмотрена в договоре (например, топливо может переходить в собственность к покупателю на дату оплаты ГСМ) (ст. 223 ГК РФ). Если особый порядок перехода права собственности договором не предусмотрен, то оно переходит к покупателю в момент фактического отпуска ГСМ потребителю (ст.

458 ГК РФ). То есть при заправке автомобиля.

Если право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, откройте к счету 10 субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей». На дату оплаты сделайте проводку:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60
– приняты к учету ГСМ, право собственности на которые перешло к организации (на основании накладной).
По мере фактического отпуска ГСМ делайте записи:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»
– оприходованы ГСМ, заправленные в бак автомобиля (на основании чеков АЗС).
Если топливо переходит в собственность организации в момент заправки, в бухучете на эту дату сделайте проводку:
Дебет 10-3 Кредит 60
– оприходованы ГСМ.

НДС можно принять к вычету только при поступлении счета-фактуры от поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Пример отражения в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день организация оплатила карту, стоимость которой составляет 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

По договору плата за обслуживание карты не взимается, право собственности на ГСМ переходит к «Альфе» в момент заправки.

Карта предназначена для заправки автомобиля КамАЗ-5320, который используется для доставки готовой продукции покупателям.

5 июня топливная карта была получена и передана водителю Ю.И. Колесову.

30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

В бухучете организации сделаны следующие записи.
4 июня:
Дебет 60 Кредит 51
– 118 руб. – оплачена топливная карта;

Дебет 44 Кредит 60
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость карты;

Дебет 19 Кредит 60
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
– 118 руб. – учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по приобретенной карте.

30 июня:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– 5900 руб. – перечислен аванс на карту.

В течение месяца (июля) Колесов получил по карте 380 литров дизельного топлива по цене 15 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,29 руб.):

3 июля – 180 литров на сумму 2700 руб. (в т. ч. НДС – 412 руб.);
17 июля – 200 литров на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

Приобретение ГСМ бухгалтер «Альфы» отразил проводками.

3 июля:

Дебет 10-3 Кредит 60
– 2288 руб. (180 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 19 Кредит 60
– 412 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

17 июля:

Дебет 10-3 Кредит 60
– 2542 руб. (200 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 19 Кредит 60
– 458 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

По итогам месяца (31 июля) АЗС предоставила организации:

счет-фактуру;
акт приемки-передачи с указанием объема и стоимости фактически отпущенного топлива;
отчет по операциям с топливной картой.

Пример учета ГСМ по топливной карте

04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.

30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

07 – 180 л на 2700 руб. (НДС – 412 руб.);
07 – 200 л на 3000 руб. (НДС – 458 руб.).

На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:

счет-фактуру;
акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ	Сумма (руб.)
на 04.06
Оплачена топливная карта	60	51	118
Отнесена на расходы стоимость топливной карты	44	60	100 (118 – 18)
Отражен НДС с цены карты	19	60	18
Учтена карта	015 “Топливные карты”	–	118
Принят к вычету входной НДС по купленной карте	68 с/сч “Расчеты по НДС”	19	18
на 30.06
Перечислен аванс	60 с/сч “Авансы выданные”	51	5900
на 03.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС)	10-3	60	2288 (180 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС	19	60	412
на 17.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС)	10-3	60	2542 (200 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС	19	60	458
на 31.07
Зачтен ранее перечисленный аванс	60	60 с/сч “Авансы выданные”	5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре)	68 с/сч “Расчеты по НДС”	19	870 (412 + 458)

Бухгалтерский учет карт

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.

В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.

Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.

Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.

Обратите внимание

При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.

Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).
ПРИМЕР. УЧЕТ ТОПЛИВНЫХ КАРТ
У организации имеется пять легковых и два грузовых автомобиля. 16 января 2021 года компанией приобретены у поставщика семь топливных карт стоимостью 700 руб. (в том числе НДС 106,78 руб.). Оплата за карты в сумме 700 руб. произведена 17 января 2021 года. В этот же день поставщику перечислена оплата за бензин в сумме 100 тыс. руб.В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
— 593,22 руб.– отражена стоимость приобретенных топливных карт;
Дебет 19 Кредит 60
— 106,78 руб. – отражен НДС, предъявленный поставщиком;
Дебет 60 Кредит 51
— 700 руб. – перечислена оплата поставщику;
Дебет 68 Кредит 19
— 106,78 руб. – принят к вычету НДС по топливным картам;
Дебет 20 (25,26 и т. д.) Кредит 10
— 593,22 руб. – списана на затраты стоимость топливных карт;
Дебет 012
— 70 руб. – топливные карты приняты на забалансовый учет (в условной оценке 10 руб.);
Дебет 60 аванс Кредит 51
— 100 000 руб. – перечислена поставщику оплата за топливо.

Бензин по топливным картам

Использование топливных карт предполагает, что организация заключает с поставщиком бензина договор на обслуживание своих автомобилей на заправках данного поставщика. В договоре устанавливают ежемесячный лимит заправки для каждого автомобиля. А для осуществления заправки водителям выдается пластиковая карточка. При каждой заправке с карточки считывается информация о произведенной заправке и списывается соответствующая сумма зачисленных на карточку денежных средств для оплаты бензина.

В договоре кроме стоимости бензина обычно предусматривается условие об изготовлении пластиковой карточки. Расходы на ее изготовление, на наш взгляд, следует рассматривать как часть фактических затрат, связанных с приобретением ГСМ, — то есть включать их в себестоимость приобретаемого топлива и иных ГСМ (относить в дебет счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в зависимости от выбранного варианта учета).

Суммы, перечисленные на топливную карту, фактически являются авансами (предоплатами), уплаченными поставщику. Сами топливные карты не являются деньгами, их можно использовать только для оплаты ГСМ — и только на заправках конкретного поставщика. В момент оплаты при заправке, по сути, происходит зачет внесенного ранее аванса в счет полученных ГСМ.

В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.

В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения карты, не являющейся платежным средством.

Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС. В целях облегчения контроля организации за приобретением нефтепродуктов целесообразно в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике определить порядок и сроки представления специального отчета держателя смарт-карты.