Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа начальника отдела кадров тем — какие функции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Руководитель должен уметь не только поощрять, но и наказывать. Не бойтесь давать негативную обратную связь, если работа выполнена неудовлетворительно, сорваны сроки и т.п. Это одна из обязанностей. Но негативная мотивация должна быть оправданной.
Должность директора по персоналу зачастую и является вершиной карьерного пути для специалиста по кадрам, но это не значит, что ему не нужно развиваться:
-
Читайте и изучайте всё, что связано с этой сферой. Полезна и теория, и практические методики рекрутинга/управления.
-
Учитесь владеть новыми программами для менеджеров. Надо быть в курсе трендов и своевременно овладевать актуальными технологиями в профессии.
-
Лучший путь совершенствования для профессионала, это реальная работа. Сразу на эту должность рассчитывать не приходится. Поэтому для начала найдите место в сфере управления персоналом.
Бюджетирование и документооборот
Кроме инноваций и следованию трендам, HR-директору придется заниматься классическими консервативными обязанностями. В них обычно входят:
- Классификация персонала, нормирование труда.
- Формирование бюджета оплаты труда, бюджета на подбор и адаптацию персонала, обучение и развитие.
- Анализ и обоснование расходов, защита проекта бюджета.
В ведении руководителя отдела персонала находятся и актуальные вопросы трудовых отношений:
- Создание правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате, положения о защите персональных данных.
- Формирование штатного расписания и графика отпусков.
- Создание системы работы отдела персонала — работа с трудовыми книжками, приказами, материалами по охране труда, табелями и личными карточками.
- Разработка вместе с юристами коллективного договора, договора ГПХ, договора с самозанятыми.
- Формирование системы дисциплинарных взысканий и должностных инструкций.
Ошибка 4. Не буду ругаться лишний раз, зачем пугать сотрудников
Мягкость нельзя проявлять в контактах с контрагентами, партнерами, банками и всеми, с кем взаимодействует организация. Ставьте интересы компании на первое место, «продавливайте» их до последнего. Как только вторая сторона почувствует мягкость руководителя, сразу начнет диктовать свои условия игры.
Решение:
- Научитесь ругать сотрудников. Обещал сделать работу до 15 числа, а сегодня уже 17? Регулярно опаздывает на работу и не успевает на совещания? Негативная мотивация должна быть оправданной. Если есть реальный повод ругаться, штрафовать или лишить премии — действуйте! Персонал должен понимать, что за хорошее похвалят, а за плохое — накажут.
- Обсуждайте неудачи в спокойной обстановке. Нет ничего хуже, когда руководитель «взрывается» из-за каждой оплошности. Зачем это делать, если можно все обсудить спокойно? Только так вы донесете свою позицию до сотрудников и сможете добиться поставленных целей.
- Ставьте интересы компании на первое место. Если контрагент внезапно начал требовать снижение стоимости товаров без объективных оснований, не поддавайтесь на уловку и отстаивайте цену до последнего. Мягкие руководители всегда идут на уступки, в результате чего положительные финансовые результаты превращаются в отрицательные.
Ошибка 6. Зачем мне интересоваться, чего хотят достичь сотрудники?
Задача грамотного руководителя — не только управление рабочим процессом, но и способствование развитию сотрудников. Поэтому интересуйтесь личными целями подчиненных и помогайте достигать их. Когда человек развивается, это положительно сказывается на всех жизненных аспектах, включая работу.
Если сотрудник хочет повысить квалификацию и научиться чему-то новому, почему бы не помочь ему в этом? Если есть возможность, оплатите обучение, ведь вы заинтересованы в профессиональном росте сотрудников? Всегда ищите возможности, чтобы они достигали личных целей.
Решение:
- Обсудите с персоналом их личные цели. Поговорите с каждым и узнайте, чего он хочет достичь в профессиональном плане. Дайте понять собеседнику, что вы нацелены помочь в реализации поставленных целей.
- Интересуйтесь прогрессом достижения. Спустя какое-то время после первого разговора, проведите еще одну беседу: узнайте, как обстоят дела с достижением личных целей, требуется ли какая-то помощь: возможно, возникли трудности и человек не в состоянии решить их самостоятельно.
Какие функции возлагаются на начальника отдела кадров
Если опираться на справочник должностей, который утвержден Министерством труда России, начальника отдела кадров (ОК) относят к руководящему подразделению, и также могут называть:
• начальник кадрового отдела;
• руководитель ОК;
• заместитель гендиректора по персоналу.
В перечень функций, которые выполняет данный работник, относят:
• руководство персоналом;
• своевременная и качественная подготовка и последующее ведение внутренней документации;
• контроль и направление на курсы повышения квалификации штатных работников;
• наблюдение за качеством работы сотрудников;
• полная организация деятельности отдела кадров, несение ответственности за ее выполнение;
• ведение кадрового учета.
Эти пункты часто изменяются в соответствии с особенностями предприятия, на котором работает начальник ОК.
Почему данный документ желательно иметь на каждом предприятии
Главным документом, регулирующим взаимодействие между работодателем и начальником кадрового отдела, является трудовой договор. Однако иметь составленный и заверенный по всем правилам акт с перечнем должностных инструкций выгодно обеим сторонам. Здесь можно четко прописать все требования к специалисту и указать, какими правами он обладает. Если в этом документе не будет подписи руководителя, то он считается недействительным и не имеет силы.
Хоть инструкция необязательна, ее наличие на предприятии позволит работодателю выполнить следующие действия в отношении подчиненного:
• четко прописать требования к умениям, навыкам и образованию сотрудника;
• описать ряд полномочий;
• определить ответственность;
• в случае конфликта, использовать акт, как доказательство.
В основном документация подобного рода вводится в бюджетных учреждениях.
Кто такой HR-директор
Представьте, что вы оказались в Стране Управления Персоналом. Кого там можно встретить? Кадровика, рекрутеров, тренинг-менеджеров, инспекторов по кадрам, управляющего персоналом и многих других. В более прогрессивных компаниях есть еще ивент-менеджеры (отвечают за организацию развлекательных мероприятий, корпоративных вечеринок), менеджеры по корпоративной культуре (ответственны за корпоративный дух и взаимодействие сотрудников внутри коллектива) и прочие сотрудники, работа которых связана с управлением персоналом.
Кто же управляет всеми этими людьми? HR-директор. Фактически он курирует работу каждого из сотрудников, которые хоть в какой-то степени связаны с управлением персоналом.
Чем крупнее предприятие, чем больше в нем отделов и структурных подразделений, чем больше коллектив, тем больше задач стоит перед директором по персоналу.
Объясняйте свое ви́дение
Действуйте в открытую и всегда объясняйте «зачем», ставя задачу своим сотрудникам. Команда должна понимать, почему вы приняли то или иное решение.
Анастасия Татулова:
— Однажды Владимир Закурдаев из нашей мини-группы [на программе «Практика» в «Сколково»] нарисовал картинку: основатель компании и генеральный директор стоят перед горой и смотрят в одну сторону.
По ту сторону горы, допустим, река и корабль, ждет с кладом. Но гендиректор видит только склон, а собственник точно знает: там корабль. «Побежали», — говорит предприниматель своей команде и отправляется в путь. Но за ним никто не идет, потому что впереди гора.
«Погоди! Куда мы идем? Я вижу лес, овраг, гору, проблемы и вот это вот все. Нам туда зачем? Мы ноги сломаем, а возможно, и шею тоже!..» — отвечает генеральный директор.
Не допускайте неоднозначностей в работе
Одна из функций современного руководителя — формирование у людей верного представления о компании, в которой они работают. А недостаток информации приводит к тому, что сотрудник заполняет пустое пространство в своей голове тем, чем не нужно. В 100% случаев.
Максим Батырев:
— Чем выше в иерархической пирамиде ты находишься, тем, соответственно, дальше от тебя сотрудники. И тем меньше доходит до них правильной, с твоей точки зрения, информации. Даже самой прекрасной и радостной, которую ты хотел бы донести.
Если тебя от сотрудников отделяет одно звено, она будет слегка искажена и чуточку окрашена под мнение менеджера. Если тебя отделяет два звена, она будет искажена сильно, и те мотивы и посылы, которые ты направил людям, окажутся утрачены. Останется сухой остаток. Через три звена информация не дойдет.
Поэтому очень важно, чтобы у сотрудников всегда имелась возможность дотянуться до реальной объективной картины происходящего.
Осенью 2012 года до меня доползли слухи, что «все плохо». Что сотрудники начинают жаловаться на несправедливость, невезение, непонимание и прочие «не-». Тогда я впервые решил провести нечто наподобие пресс-конференции.
Я сделал следующее: дал команду, чтобы в подразделениях расставили ящики с щелью в крышке. Так у людей появилась возможность бросать туда бумажки с анонимными вопросами. Результат не заставил себя ждать.
У меня появилась возможность объяснить взрослым людям взрослым языком свою директорскую позицию, чем я с радостью и воспользовался.
Я отвечал на все без исключения вопросы, что заняло около двух часов, отвечал однозначно. Наполнял вакуум информацией, которой было нужно наполнить головы моих дорогих сотрудников: про карьеру, перспективы, тенденции, почему мы принимаем такие-то решения и куда мы движемся…
После той конференции атмосфера в департаменте выровнялась на глазах. Видимо, в мозгах не осталось неоднозначностей, которые всегда трактуются не в пользу работодателя.
Распределяем обязанности. Сколько нужно специалистов по учету кадров
«Кадровик. Трудовое право для кадровика», 2010, N 5
Распределяем обязанности. Сколько нужно специалистов по учету кадров
Сколько нужно специалистов по учету кадров, чтобы работа была поставлена на высоте? Как избежать лишних затрат на персонал? На эти вопросы поможет ответить нормирование труда. Какова его правовая основа и какие нормативы существуют для расчета численности кадровой службы и как их применять на практике, читайте в материале.
Для обеспечения рационального разделения труда, создания механизма разграничения функций, полномочий и ответственности на основе регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров на практике рекомендуется применять Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 29.04.2008).
Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. Все ранее действовавшие квалификационные характеристики пересмотрены, в них внесены существенные изменения в связи с осуществляемыми в стране преобразованиями и с учетом практики применения характеристик.
Справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны со становлением и развитием рыночных экономических отношений. К ним, например, относятся квалификационные характеристики должностей аудитора, аукциониста, брокера, дилера, менеджера, оценщика, специалиста по маркетингу и др.
В странах с высокоразвитой рыночной экономикой менеджерами называют профессиональных управляющих, обладающих специальным образованием, часто полученным в дополнение к инженерному, юридическому, экономическому.
Необходимо отметить, что на основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, при составлении которых уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, технологии выполнения трудовых процессов. При этом важно, чтобы как в квалификационных характеристиках, так и в должностных инструкциях службы управления персоналом, подготовки и повышения квалификации кадров обеспечивали точное соответствие наименования должностей Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
В ст. 57 ТК РФ установлено, что одним из существенных, т. е. обязательных условий трудового договора, заключаемого между работодателем и работником, является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям и профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Квалификационный справочник содержит следующие характеристики должностей работников, которые должны осуществлять работу с кадрами в организации:
— заместитель директора по управлению персоналом;
— менеджер по персоналу;
— начальник отдела кадров;
— начальник отдела подготовки кадров;
— инженер по подготовке кадров;
— инспектор по кадрам;
— специалист по кадрам.
Первые три должности относятся к должностям руководителей. Круг должностных обязанностей хотя и имеет много общего, но все-таки отличается, что связано прежде всего с количественным составом кадровой службы конкретной организации и задачами, которые она должна решать. Причем менеджер по персоналу сегодня — это наиболее востребованный сотрудник, с широким кругом обязанностей. Он, в частности, организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития организации; обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации; определяет потребность в персонале; осуществляет подбор кадров, организует обучение персонала, проведение оценки результатов трудовой деятельности работников; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом; принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры и контракты; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию; осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.
Остальные перечисленные должности относятся к должностям специалистов.
Следует отметить, что Квалификационный справочник содержит также характеристики и других должностей, имеющих отношение к управлению человеческими ресурсами и организации труда: начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством; начальник лаборатории (бюро) социологии труда; начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду; начальник отдела организации и оплаты труда; инженер по охране труда; психолог; социолог; техник по труду; экономист по труду; табельщик. Каждая организация самостоятельно решает, какие сотрудники будут входить в состав кадровой службы (службы управления персоналом) и как будет организовано взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями, ведающими вопросами труда.
Нормирование труда: определяем численность
Руководителей организаций и работников кадровых служб, конечно, заинтересует вопрос: сколько нужно специалистов по кадровой работе, чтобы работа была эффективной и с минимальными затратами?
Для решения этого вопроса работодателю не обойтись без нормирования труда работников кадровой службы. Далеко не все работодатели еще и сегодня понимают необходимость проведения такой работы в организации. Как показывает практика, нормирование труда как элемент системы управления персоналом, позволяющий, в частности, оптимизировать его численный и профессиональный состав, далеко не всегда используется даже для расчета численности сотрудников службы кадров.
Правовую основу нормирования труда составляет гл. 22 ТК РФ. Необходимо отметить, что с введением в действие ТК РФ подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций. Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придало нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы всего коллектива данной конкретной организации.
В связи с таким порядком нормирования труда, единого централизованного обязательного нормативного документа, связанного с определением численности работников кадровой службы, не существует.
Однако в настоящее время имеют место два нормативных документа, которые организации могут принять в качестве основы для расчета численности работников кадровой службы:
— Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров»;
— Постановление Минтруда России от 26.03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».
Как же рассчитать численный состав кадровой службы организации исходя из методики, изложенной в Постановлении Минтруда СССР?
При какой численности вводится ставка отдела кадров
— — Такое право им предоставлено пунктом 2 Указа Президента РФ от 15 ноября 1991 г.
N 211 “О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений“. В определении Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 18 мая 2004 г. N КАС04-198 указано, что данное предписание Указа не противоречит действующему законодательству.
Однако с 1 декабря 2008 года действует новая система оплаты труда. Она предусматривает, что если выделенных бюджетных ассигнований недостаточно, то необходимо сформировать новое штатное расписание, в котором нужно привести количество должностей в соответствие с выделенными бюджетными лимитами (более подробно об этом написано в статье “Изменения в системе оплаты труда“, N 11/2008, стр.
6). Инфо При определении норм труда на предприятии, как правило, используются соответствующие типовые нормы труда.
Как и любому другому руководителю, HR-менеджеру следует обладать организационными навыками, поскольку он должен организовывать работу своего департамента, используя делегирование и координацию. Требование иметь отличные организаторские способности даже более критично для руководителей отдела кадров, так как они имеют дело со всеми сотрудниками в организации.
Такая деятельность как организация личных дел сотрудников, контрактов, приказов, регистрация присутствия на рабочем месте, обработка отпусков и больничных, организация управления эффективностью, разработка различных мотивационных программ входит в список их повседневных задач.
То, насколько эффективно и успешно будут выполнены все эти задачи, зависит от уровня организационных навыков руководителя отдела кадров. И в связи с тем, что выполнение таких задач напрямую оказывает влияние на людей, очень важным становится успешное их завершение.
В связи с этим критично, чтобы HR-менеджер обладал отличными организационными навыками, такими как тайм-менеджмент, координация, делегирование, мониторинг, планирование и составление расписаний.
Должностная инструкция начальника отдела кадров: пример 2021 года
Что включать в должностную инструкцию начальника отдела кадров по профстандарту в 2021 году? Какие разделы должны быть включены в инструкцию? Какие требования к стажу включать в инструкцию? Пример образец должностной инструкции начальника по персоналу.
Обязательно формировать и утверждать должностные инструкции требуется исключительно только для госорганов (ст. 47 Федерального закона от 27.07. 2004 № 79-ФЗ). Следовательно, штрафовать компанию за отсутствие должностной инструкции у начальника отдела кадров нельзя (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).
При этом нужно заметить, что многие организации утверждают должностные инструкции, поскольку их наличие позволяет:
- точно понимать, что именно должен делать начальник отдела кадров;
- установить несоответствие занимаемой должности (если работа будет выполняться плохо);
- распределить обязанности между похожими должностями;
- доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на начальника отдела кадров;
- корректно провести аттестацию начальника отдела кадров.
Таким образом, должностная инструкция начальника по кадрам больше нужна руководству организации, чтобы упорядочить взаимодействие с кадровиком.
Кто такой HR-директор
Представьте, что вы оказались в Стране Управления Персоналом. Кого там можно встретить? Кадровика, рекрутеров, тренинг-менеджеров, инспекторов по кадрам, управляющего персоналом и многих других. В более прогрессивных компаниях есть еще ивент-менеджеры (отвечают за организацию развлекательных мероприятий, корпоративных вечеринок), менеджеры по корпоративной культуре (ответственны за корпоративный дух и взаимодействие сотрудников внутри коллектива) и прочие сотрудники, работа которых связана с управлением персоналом.
Кто же управляет всеми этими людьми? HR-директор. Фактически он курирует работу каждого из сотрудников, которые хоть в какой-то степени связаны с управлением персоналом.
Чем крупнее предприятие, чем больше в нем отделов и структурных подразделений, чем больше коллектив, тем больше задач стоит перед директором по персоналу.
Обязанности менеджера по персоналу
Руководитель отдела кадров (ОК) — должность, на которую назначает директор компании. У этого специалиста широкий круг обязанностей. Основной целью деятельности является организация и контроль работы с персоналом на всех этапах: от разработки управленческой политики до подбора и анализа эффективности работы подчиненных.
В крупных компаниях есть разделение на директора по персоналу и начальника ОК. Первый занимается стратегическими задачами управления, второй — делопроизводством. Но чаще все эти обязанности ложатся на одного человека.
Однозначного ответа на вопрос, что входит в обязанности начальника отдела кадров, нет. Многое зависит от специфики компании, численности и структуры персонала и особенностей управления каждой конкретной компании. То есть в нюансах обязанности в разных компаниях могут различаться. Однако можно выделить и общие функции руководителя отдела кадров. Таковыми являются:
- Участие в аттестационных и квалификационных комиссиях. Контроль выполнения другими руководителями решений, касающихся кадровых вопросов.
- Повышение личного профессионального уровня, а также организация мероприятия по повышению профессионального уровня других сотрудников.
- Анализ кадровой ситуации: кадровый учет, изучение распределения нагрузки, оценка эффективности труда.
- Участие в разработке кадровой политики компании.
- Организация и контроль документооборота и отчетности.
- Надзор за соблюдением трудового законодательства в части работы с персоналом.
- Работа с сотрудниками по найму, увольнение, переводы и т.д.
- Управление обучением персонала, необходимым для достижения экономических и производственных целей компании.
- Управление персоналом отдела.
Ответственность начальника отдела кадров
Зоны ответственности руководителя ОК неразрывно связаны с его функциями. Каждый работодатель решает сам, указать ли в инструкции все случаи, в которых начальник ОК несет ответственность, или ограничиться общими формулировками. В любом случае руководитель отдела кадров должен нести ответственность за:
- Незнание или ненадлежащее выполнение своих должностных функций и обязанностей.
- Нарушения, совершенные при осуществлении трудовой деятельности.
- Материальный ущерб работодателю.
- Ни одна из предусмотренных обязанностей не будет нарушать действующее законодательство. В идеале для каждой статьи дайте ссылку на соответствующую статью TC.