Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «КАРТА В АРХИВЕ ПНД ЧТО ЭТО ЗНАЧИТ ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Восстановление бумажных документов
Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.
Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.
Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.
ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Информационные документы архива высылаются по почте, как правило, простыми письмами, подлинные документы — ценными.
В архив нашей организации поступил запрос о выдаче документов от бывшего сотрудника, который теперь является гражданином иностранного государства. Каким образом выдать архивные документы, если запрос поступил из-за границы?
Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства — участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте непосредственно по адресу заявителя.
Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т. п.) направляются в МИД России.
В случае личного обращения гражданина в архив архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу гражданина — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность доверенного лица.
Как оформляется выдача архивных документов?
Получатель архивной справки или архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
В отдел кадров обратилась супруга нашего бывшего сотрудника, который в свое время был направлен на курсы повышения квалификации, и при увольнении не забрал оригинал свидетельства. Оно так и хранится в его личном деле. Сотрудник переехал на новое место жительства, и сейчас ему требуется свидетельство, однако сам он за ним приехать не может. При каких условиях мы можем выдать оригинал свидетельства его жене?
Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем.
Подлинные личные документы выдаются их владельцу по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, а его родственнику или доверенному лицу — при наличии у него нотариально заверенной доверенности на получение документов и документа, удостоверяющего его личность. Подлинные личные документы по договоренности с их владельцем могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Словарь кадровика Личные документы — официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение
Изымать документы из архивных дел в определенных ситуациях могут органы правопорядка. При этом на место изъятого документа в дело помещается его копия и справка о выдаче подлинника документа. В учетных документах кадровой службы, архива делается отметка об изъятии документа, указывается номер, дата и название документа, на основании которого было произведено изъятие, и расписка получателя документа, если он был выдан при личной передаче.
Что говорит законодательство о врачебной тайне
В законе «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» есть понятие врачебной тайны — это сведения о факте обращения за медпомощью, о состоянии здоровья и диагнозе и иные сведения, которые стали известны при медицинском обследовании и лечении.
Еще запрет распространения врачебной тайны содержится в законе «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании». В этом законе написано то же самое, что и в законе об основах охраны здоровья, но есть уточнение: сведения о состоянии психического здоровья также охраняются врачебной тайной.
В законе о предупреждении туберкулеза указано, что лица, которые наблюдаются в диспансере с диагнозом «туберкулез», имеют право на сохранение врачебной тайны. Но это не распространяется на сведения, которые связаны с оказанием противотуберкулезной помощи больному туберкулезом и с противоэпидемическими мероприятиями.
Это означает, что, несмотря на врачебную тайну, медицинская организация вправе обследовать всю среду обитания больного, в том числе и на работе.
При определенных условиях могут прийти и обработать рабочее место, где сидел больной, а также его жилье. И даже если вслух фамилия не будет произнесена, коллеги вполне могут догадаться о заболевании отсутствующего.
Врачебная тайна распространяется даже на близких людей. Так, мало кто знает, что перед вступлением в брак жених и невеста могут пройти бесплатное медицинское обследование, включая консультирование по медико-генетическим вопросам. Результаты такого обследования тоже попадают под врачебную тайну. Будущие супруги могут узнать результаты друг друга, только если дадут согласие на это.
Как сняться с диспансерного наблюдения: пошаговая инструкция
Психическое здоровье лица может восстановиться, нормализоваться, а как же в этом случае сняться с диспансерного наблюдения?
Необходимо пройти психиатрическое освидетельствование, которое определит, имеется ли у лица психическое расстройство или нет, и соответственно нужна ли ему еще психиатрическая помощь. Как это сделать?
- Необходимо обратиться в специализированное учреждение, как правило, это медицинская организация, с заявлением о том, чтобы было проведено психиатрическое освидетельствование лица. С заявлением может обратиться само обследуемое лицо, родители, законные представители или органы опеки и попечительства, все зависит от обстоятельств.
- После того, как лицо обратилось за проведением психиатрического освидетельствования, руководитель медорганизации, которая оказывает психиатрическую помощь в амбулаторных условиях, назначает комиссию, состоящую из врачей-психиатров, которая будет проводить освидетельствование.
Автоматическое снятие с учета в ПНД
Лицо якобы автоматически может быть снято с учета в ПНД, если прошло курс лечения и в течение 5 лет у него не возникало больше никаких проявлений заболеваний, т.е. лицо не обращалось за помощью. Через 5 лет все документы подлежат направлению в архив, в связи с чем лицо будет якобы автоматически снято с учета в ПНД.
НО: несмотря на то, что лицо по заявлению или якобы автоматически будет снято с учета в ПНД, сведения о том, что оно когда-то состояло на учете останутся в базе и скорее всего навсегда.
С учетом указанного, вопрос об автоматическом снятии с учета в ПНД является спорным, поскольку при необходимости документы можно запросить из архива.
Вместе с тем, в различных комментариях к законам содержится такая информация, что в ситуации, когда лицо прошло курс лечения много лет назад и давно подлежало снятию с учета, но все-таки состоит на учете по недосмотру работников медорганизации, то это нельзя рассматривать как факт, что лицо состоит на учете.
Отбор документов, более не нужных
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Рекомендуемый состав комиссии:
- представитель руководителя;
- бухгалтер;
- юрист;
- архивариус;
- секретарь (кадровик);
- один из сотрудников.
Какие документы лучше сохранить!
Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:
- документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
- финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.
Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
- первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).
Сроки хранения бухгалтерских документов
Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.
Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:
- сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
- квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.
Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).
Подлежит ли паспорт умершего изъятию?
Паспорт – наш самый главный документ, без которого мы не можем в полной мере реализовать свои права. Когда человек скончался, его основным документом становится государственное гербовое свидетельство о смерти. Оно хранится у законных представителей – членов семьи усопшего.
Официальное свидетельство о наступившей смерти уполномочены выдавать только работники ЗАГС. Эта процедура состоит из нескольких этапов. Сначала тело забирают в морг. Через сутки работники морга выдают медицинское свидетельство – в нем указывают, от чего человек скончался. Далее законный представитель идет в органы записи актов гражданского состояния и предоставляет пакет документов: медицинское свидетельство, заявление и два паспорта (свой и покойного). Взамен ему выдают государственное гербовое свидетельство.
Поэтому ответ на вопрос, забирают ли паспорт после смерти человека, звучит так: да, забирают, но только в ЗАГСе. Никто кроме его сотрудников не вправе изымать у вас удостоверение личности покойного.
Какие сведения содержатся в паспорте архива
ПА состоит из нескольких разделов.
Раздел 1. «Общие сведения» содержит данные:
- количество фондов. Как привило, одна организация — один фондообразователь;
- площадь помещения (или помещений), которое специально выделено и оборудовано под сохранение сведений. Измеряется вся площадь без учета рабочей в кв. м;
- процент загруженности фонда.
Рассчитаем на примере.
Исходные данные:
- полка стеллажа — 1 расчетный метр;
- на 1 полке — 80 дел;
- в помещении 150 расчетных метров;
- дел на учете — 6000.
Считаем вместимость: 80 × 150 (количество дел умножаем на расчетные метры) = 12 000.
Считаем процент загруженности: 6000 / 12 000 × 100 = 50.
Раздел 2. «Сведения о документах» — кол-во документов постоянного хранения в архивном фонде или структурных подразделениях компании, завершенных делопроизводством не менее чем за 2 полных календарных года.
Например, в акте на 1 декабря 2022 года указываются сведения по количеству дел по 2019 г. включительно:
- кол-во документов постоянного хранения в составе утвержденных экспертно-проверочной комиссией описей;
- кол-во дел постоянного хранения, которые хранятся за пределами срока хранения. Например, в 2022 документы должны принимаются на государственное хранение по 2011 год включительно. Таким образом, информация 2011 года (и ранее) учитывается в 2022 году как хранящаяся сверх установленного срока;
- без учета документов с более длительным сроком хранения;
- общее количество дел постоянного хранения, которое образуется в рамках 1 года по делопроизводству юрлица.
Что такое дееспособность человека и как она определяется?
Дееспособность человека – это способность осознавать свои действия и их последствия. В юридическом ключе это понятие трактуется как способность человека действовать в соответствии со своей правоспособностью.
Обычно дееспособность определяется возрастными рамками и особенностями развития человека: дети до 6 лет считаются недееспособными, для детей старше 6 лет используется понятие «дееспособность малолетнего», а с достижением 18-летнего возраста каждая личность считается дееспособной.
Важно понимать, что решение о недееспособности принимается только в суде (на основании медико-психологической экспертизы). В случае явного психического расстройства и неспособности осознавать свои действия гражданин признается недееспособным и ему в обязательном порядке назначается опекун.