Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Персональные данные работника заполняются на основании паспорта, информация об образовании — по диплому. Сокращения не допускаются. Пишут дату заполнения дубликата, ставятся подписи работника и кадровика. Оттиск печати — при наличии.

Сверху раздела “Сведения о работе” нужно указать общий стаж работы до поступления на последнее место трудоустройства. Например, “Общий трудовой стаж — 15 лет, 2 месяца и 16 дней”. Номер записи и дату не ставить.

И уже после этого проставляются записи о местах работы — последовательно, от старых к новым, по номерам.

Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?

После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).

Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.

Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.

Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:

• выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
• не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
• использованы римские символы;
• не заполнены все поля титульного листа;
• использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
• поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы. Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2023. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

1. Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
5. Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

• кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
• согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

• лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Правила заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки в 2020 году осуществляется на работника, отработавшего на основном месте работы не менее пяти рабочих дней. К их числу причислены внештатные, временные, сезонные сотрудники, подлежащие обязательному социальному страхованию. Трудовая книжка совместителей находится на основной работе, в случаях ее утраты (по вине работодателя) выдается дубликат.

Заполнение трудовой книжки неполными или сокращенными сведениями не допускается. Каждой записи «присваивается» определенный порядковый номер в разделе. Заполнение даты производится только арабскими цифрами, при этом число и месяц пишутся двумя цифрами (например, 01, 05, 12 и т. д.), а год вписывается четырьмя цифрами (например, 2020).

При трудоустройстве трудовая книжка соискателя проверяется на подлинность и совпадение данных, указанных на первой странице с паспортными данными. Сведения на титульном листе непременно должны быть заверены гербовой печатью организации, с которой человек начал свой трудовой путь – без нее документ признается недействительным.

При выявлении нарушений или отсутствии ТК работодатель оформляет новую. Если нет записи об уходе, заполнение записи о приеме делать недопустимо, так как юридически факт увольнения не подтвержден и работник «числится» на предыдущем месте работы.

Данные о наложенных взысканиях в трудовой книжке не отражаются (исключение – увольнение по инициативе работодателя). Заполнение записи об установлении срока непрерывного трудового стажа и не входящих в него периодов работы строго обязательно.

Трудовая книжка содержит три раздела:

• данные о работнике;
• сведения о работе;
• информация о вознаграждениях.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (то есть первого раздела) включает в себя заполнение информации о работнике (Ф. И. О., дата рождения, полученное образование и специальность). Все записи делаются без сокращений, на основании паспорта и диплома об образовании. Работник проверяет правильность данных и расписывается. Свою подпись ставит и специалист-кадровик, ответственный за заполнение трудовой книжки. Заполнение титульного листа в обязательном порядке заверяется оттиском гербовой печати организации. Во втором разделе производят заполнение данных о работе, с указанием организации, должности и даты приема, перевода или увольнения.

Заполнение каждой записи обязательно подтверждается приказом-распоряжением и заверяется печатью. Трудовая книжка в третьем разделе включает вознаграждения и поощрения с датами получения и реквизитами документов-оснований. Если какой-то из разделов закончился, кадровики осуществляют заполнение специального вкладыша.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

• ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
• на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
• указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
• без сокращения слов;
• наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
• знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
• вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

• цифрами арабскими;
• дата и месяц в двухзначном формате;
• год в четырехзначном формате.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек

Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ). Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек. Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.

Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.

1. Не делайте запись о приеме на работу в трудовой книжке ранее, чем через 5 дней после даты приема. Если за это время работник решил расторгнуть трудовой договор, то записи быть не должно.
2. Нельзя продолжать записи о работе в разделе «Сведения о награждениях». Если раздел «Сведения о работе» закончился, специалист по управлению персоналом должен оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку.

---

Что касается документа, на основании которого вносится запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, то таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, издаваемый на основе заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ; пункт 3.1), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.

Запись в трудовую книжку следует внести со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября 2006 г., в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания (Письмо Роструда от 30 августа 2006 г. № 5140-17).

Пример. Иванов Б.А. работает у частного нотариуса Петрова Владимира Васильевича в должности водителя. Трудовой договор от 15.11.2004 г. № 117 зарегистрирован в органе местного самоуправления. Трудовая книжка у Иванова Б.А. имеется. Приказ о приеме на работу датирован 15.11.2004 г.

Как частный нотариус должен оформить трудовую книжку Иванова Б.A.?

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
				Частный нотариус Петров Владимир Васильевич
12	15	11	2004	Принят на должность водителя	Приказ от 15.11.2004 № 17

Когда заполняется титульный лист, нельзя исправлять в нём ошибки. Когда специалист замечает в при заполнении, что он внёс в бланк неправильные данные, ему необходимо просто выбросить его. Документ заполняется заново.

Бывают случаи, когда неправильно заполненные данные из первого раздела обнаруживаются не сразу. В такой ситуации вносить исправления можно. Если ошибка была обнаружена уже другим работодателем, именно он должен вносить правки.

Правки необходимо вносить при изменении персональных данных. Если сотрудница после заключения брака поменяла фамилию, старая зачёркивается и исправляется на новую. А в саму книжку вкладывается соответствующая справка.

[attention type=green]Справка. При исправлении ошибок в других разделах не допускаются зачёркивания. Чтобы не нарушить требования закона, необходимо просто указать в том же разделе на недействительность предыдущей записи. Здесь же требуется вписать данные, соответствующие действительности.[/attention]

Похожие записи:

• Нежилое помещение в мкд. В поисках статуса
• Как оплатить госпошлину за гражданский паспорт в 2023 году
• Льготы ветеранам труда в Новосибирске в 2023 году