Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с универсальным передаточным документом (УПД) в бухгалтерии?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.
Что указывать обязательно
Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:
- наименование бланка;
- дата, когда начали составлять;
- названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
- в чем заключается операция;
- результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
- ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.
Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:
- Применяется как СФ.
- Как первичка для отчетности.
Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.
Где должны стоять обязательные и рекомендованные подписи в УПД от лица водителя в образце и с привычной для покупателя стороны
Никто не заставляет организации пользоваться этой бумагой, в их доступе любая первичка. А если ее применяют, то это еще не значит, что понадобится подпись экспедитора. Чаще это зависит от фирмы и ее внутренних распоряжений. Если руководство считает это нужным, то в бланке будет строчка специально для шофера. Обычно это касается грузов, которые транспортируют с пломбами.
В остальном необходимо проверить, отметились ли:
- кто выполнял отгрузку;
- отвечающий за корректное оформление от имени продавца;
- кто принимал ТМЦ;
- ответственный за правильность подготовки у выгодоприобретателя.
Главное — не забыть о реквизитах. Все остальные строки могут быть на усмотрение составителя.
В каких случаях можно использовать УПД
Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:
-
счет-фактура,
-
накладная или иной передаточный документ,
-
либо все вместе.
Его можно применять:
-
при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;
-
при различных видах отгрузки товаров;
-
при проведении сделок посредством комиссионеров,
-
принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Что понимают под статусом УПД
У УПД есть обязательный реквизит с наименованием «Статус». У него может быть два значения — «1», «2». Давайте разберемся, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2.
УПД статус 1 это значение, употребление которого позволяет использовать бумагу и как первичную документацию, и как счет-фактуру одновременно. Возникает вопрос: что означает УПД статус 2? По правилам ведения бухгалтерской отчетности и нормам российского законодательства указание в реквизитах документа этой цифры означает то, что УПД используют только как первичный документ для учета. Его могут смело использовать ИП и организации, действующие на упрощенной системе налогообложения, поскольку выставление данной формы не повлечет за собой обязанность по исчислению и уплате НДС. Кроме того, такой УПД можно использовать для отгрузки товаров по комиссионному договору.
Дополнительные отличия универсального передаточного документа статус 1 и 2 в том, что статус 2 освобождает от обязанности заполнять поля, необходимые только для счета-фактуры:
- строка 7 «К платежно-расчётному документу»;
- графа 6 с указанием суммы акциза;
- налоговая ставка в графе 7;
- код страны происхождения товара (графа 10)
- графа 10а с указанием краткого наименования страны происхождения товара;
- графа 11 с номером таможенной декларации.
Нужно ли ставить печать на УПД
В 14 строке акта указывают информацию о хозяйствующем субъекте, что принял участие в составлении документации со стороны продавца или исполнителя договора. Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет с этой стороны соглашения, комиссионер, агент, если он исполняет свои обязанности по соответствующим договорам.
В 19 строке указывают данные о хозяйствующем субъекте, выступающем со стороны покупателя или заказчика, в том числе данные о том, кто осуществляет для него бухгалтерский учет.
Ответ на вопрос о том, нужно ли ставить печать на УПД, таков: нет, для данного документа учета это не обязательно. По требованиям законодательства момент, когда УПД вступил в силу, не определяется наличием на нем печати. Правильно заполненная форма действует и без неё. Печать необязательна для счета-фактуры или документа первичного учета. И её отсутствие не воспрепятствует ни вычету НДС, ни подтверждению расходов для целей налога на прибыль.
Тем не менее, присутствие печати с полным наименованием экономического субъекта освобождает от необходимости заполнять строки 14 и 19 УПД.
Кто и как заполняет и регистрирует УПД?
УПД заполняет продавец, а отдельные строки ‒ покупатель. Порядок заполнения УПД зависит от его статуса.
|
УПД со статусом «1» |
Заменяет одновременно счет-фактуру и первичный учетный документ. Заполните в нем обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Продавец регистрирует УПД в книге продаж, а покупатель ‒ в книге покупок. В журнале учета счетов-фактур его регистрируют только посредники и застройщики. |
|
УПД со статусом «2» |
Заменяет только первичный документ. Заполните в нем реквизиты, обязательные для первичного учетного документа. Остальные реквизиты заполнять не нужно. УПД в книге покупок и книге продаж, а также в журнале учета счетов-фактур не регистрируют. |
В каких случаях использовать счет-фактуру, а не УПД?
Если передаточный документ вам не нужен, форму УПД не используйте. Применяйте обычную форму счета-фактуры. Например, не нужно использовать УПД, если вы выставляете счет-фактуру на аванс (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).
Особенности универсальных передаточных документов для бухучета
Универсальные передаточные документы являются «альтернативой»:
- Только первичной документации;
- Первичной документации и СФ одновременно.
С учетом присвоенного универсальным передаточным документам статуса допускается (первый статус) или запрещено (второй статус) применять УПД для подачи на вычет.
Применять универсальные передаточные документы лишь как замену счета-фактуры запрещено.
Другими словами, универсальные передаточные документы – это основание для:
- Подтверждения покупательских затрат;
- Подтверждения доходов продавца;
- Вычета или начисления НДС.
Кто подписывает УПД со стороны покупателя (заказчика)?
Здесь правила заполнения УПД примерно такие же. Покупатель (заказчик) ставит подписи в строках 15 и 18. В 15 строке расписывается лицо, отвечающее за приемку товара, работы, услуги. В строке 18 лицо, которое отвечает за оформление операции.
Если это одно и тоже лицо, то его подпись достаточно поставить только в 15 строке. В строке 18 при этом нужно указать ФИО и должность этого лица, а подпись ставить не обязательно.
Если же за оформление операции отвечают сразу несколько сотрудников, то форму УПД можно дополнить дополнительными строками, например, строкой 18а, в которой должен будет расписаться другой ответственный сотрудник.
Ниже мы приведем образец, как подписать УПД, когда со стороны заказчика одно и тоже лицо отвечает и за приемку услуги и за оформление операции.
Правила подписания упд со стороны покупателя
УПД ( универсальный передаточный документ) – это специальный первичный учетный документ, который содержит в себе обязательные реквизиты, применяемые к счетам-фактурам и реквизиты, обязательные к указанию в первичных документах организаций.
ФНС России рекомендовала УПД в Приложении № 1 к Письму № ММВ-20-3/96@ от 21 октября 2013 года.
Обращаем Ваше внимание, что УПД организациям применять не обязательно, они могут применять любые первичные учетные документы, которые соответствуют требованиям законодательства.
УПД будет содержать следующую информацию : во-первых — кто совершает отгрузку ТМЦ, прав, услуг и работ, во-вторых — кто ответственный за правильное оформление со стороны продавца, в третьих — кто получил ТМЦ (права, работы, услуги) и в четвертых — кто ответственный за правильное оформление непосредственно со стороны покупателя.
Подписи в УПД должны расшифровываться: обязательно указание должности сотрудников, их подписи в УПД, расшифровки этих подписей, так же обязательно должен быть прописан документ, на основании которого проставляются подписи в УПД конкретных работников.
Товар или груз передал / услуги, результаты работы, права сдал («10»)
Подпись в УПД заполняется работником, который совершает отгрузку от лица продавца либо уполномоченным на это действие лицом.
В случае, если лица в строчках «10» и «13» идентичны, тогда подпись в строке «13» УПД может не ставиться. Если совпадает лицо в строке «10», «13» и лицо, которое уполномочено подписывать счет-фактуру за директора (иного руководителя) и гл. бухгалтера, тогда подписи в стр. «10» и «13» УПД могут отсутствовать.
Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни («13»)
Подпись в УПД в данной строке ставит лицо со стороны продавца, которое отвечает за правильное и достоверное оформление сделки или уполномоченный на это работник организации. Если указанное лицо совпадает с лицом в строчке «10», то подпись в стр. «13» можно не ставить.
Для чего используют УПД
Универсальный передаточный документ не случайно получил свое название. Наименование “универсальный” он носит потому, что объединил в себе несколько документов. Цель такого объединения – сокращение документооборота. Ведь по одной и той же операции раньше оформляли 2 различных документа – товарную накладную (или акт) + счет-фактуру. Функции этих документов разные, но данные почти полностью повторяли друг друга.
Поэтому с 2013 года в оборот был введен новый документ – УПД. Он сочетает в себе функционал первичного документа и счета-фактуры.
Естественно, речь в данном случае идет о тех, кто применяет общую систему налогообложения. Организации и ИП на спецрежимах освобождены от составления счетов-фактур. Поэтому для них использование УПД зачастую не оправдано, хотя и не запрещено.
Заполнение упд если груз получал по доверенности водитель
Интересные публикации: Подписи в УПД УПД универсальный передаточный документ — это специальный первичный учетный документ, который содержит в себе обязательные реквизиты, применяемые к счетам-фактурам и реквизиты, обязательные к указанию в первичных документах организаций.
Обращаем Ваше внимание, что УПД организациям применять не обязательно, они могут применять любые первичные учетные документы, которые соответствуют требованиям законодательства. Так же не подписывается в этой строке УПД, если совпадет с лицом, которое уполномочено подписывать счета-фактуры за директора руководителя и гл.
Также важно, что при отсутствии подписей в строках УПД — 10, 13, 15 и 18, должности и расшифровки подписей все равно заполняются.
Возврат к списку Подписи в УПД со стороны покупателя, продавца, заказчика, исполнителя Предусмотрено, что если лицо одновременно уполномочено на подписание счета-фактуры и отгрузку передачу товара работ, услуг , то в строке 10 подпись можно не ставить, достаточно указать ФИО и должность этого лица.
Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:
- Для жителей Москвы и МО – Доб. 448
- Санкт-Петербург и Лен. область – Доб. 773
Темы: Бухгалтерский учет Учет в производстве и торговле Поставщик отправляет с помощью привлечённого перевозчика, товар на склад покупателя.
То есть, при самовывозе покупателем или перевозчиком по доверенности от покупателя. Основание -доверенность на получение ТМЦ. Ответственное лицо покупателя кладовщик и др.
Если товар получен по доверенности что пишем в упд
Подписи в УПД должны расшифровываться : обязательно указание должности сотрудников, их подписи в УПД, расшифровки этих подписей, так же обязательно должен быть прописан документ, на основании которого проставляются подписи в УПД конкретных работников.
Таким образом, подписи в УПД должны выглядеть следующим образом: Товар или груз передал / услуги, результаты работы, права сдал («10») Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни («13») Товар или груз получил / услуги, результаты работы, права принял («15») Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни («18») Также важно, что при отсутствии подписей в строках УПД — 10, 13, 15 и 18, должности и расшифровки подписей все равно заполняются. Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.
Для чего используют УПД
Универсальный передаточный документ не случайно получил свое название. Наименование “универсальный” он носит потому, что объединил в себе несколько документов. Цель такого объединения – сокращение документооборота. Ведь по одной и той же операции раньше оформляли 2 различных документа – товарную накладную (или акт) + счет-фактуру. Функции этих документов разные, но данные почти полностью повторяли друг друга.
Поэтому с 2013 года в оборот был введен новый документ – УПД. Он сочетает в себе функционал первичного документа и счета-фактуры.
Естественно, речь в данном случае идет о тех, кто применяет общую систему налогообложения. Организации и ИП на спецрежимах освобождены от составления счетов-фактур. Поэтому для них использование УПД зачастую не оправдано, хотя и не запрещено.