Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как готовить ответы на жалобы клиентов: готовый алгоритм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Государство существует для того, чтобы обеспечить людям нормальные условия жизни. Поэтому особым вниманием в органах управления пользуются обращения граждан. Виды их многообразны. Они разделяются по тематикам и формам. Чтобы добиться положительной реакции государственного органа, нужно знать, как лучше к нему обратиться: написать или позвонить, прийти на прием или организовать коллективную жалобу.
Кто обязан рассматривать обращения
Если в организацию идет поток жалоб, предложений и иных бумаг от населения, есть смысл создать специальную структуру для работы с ними. Она осуществляет деятельность на основании специального документа Положения. В нем прописывается, что такое обращения граждан, понятие, виды, порядок рассмотрения на основании действующего законодательства.
Недопустимо в этом вопросе заниматься самодеятельностью. Каждое обращение должно проходить все этапы делопроизводства в установленные сроки. Необходимо понимать, что вопрос строго контролируется. Специалистам нужно следить за датами, чтобы ничего не нарушить. То же самое рекомендуется делать и гражданам. Если им не предоставляется ответ вовремя, можно пожаловаться на нарушение закона.
Если же в учреждение поступает немного писем и звонков от людей, то работу с ними поручают одному человеку. В его должностной инструкции тоже описывается, что он обязан рассматривать обращения граждан, виды, особенности ведения дела. В больших организациях отдел (специалист) только контролирует прохождение соответствующих бумаг. Ответы на обращения составляют специалисты, в чьи обязанности включено решение вопросов, поднятых в обращениях. Например, в органах местного самоуправления создается множество отделов и управлений. Люди могут обращаться как напрямую в структурное подразделение, так и писать на имя руководителя. Ответ в любом случае готовит работник того отдела (управления), к чьей подведомственности относится тема заявления.
Как обратиться в муниципалитет
Следует сразу сказать, что виды обращений граждан в органы местного самоуправления точно такие, как описаны выше. Они подпадают под действие федерального и регионального законодательства. То есть гражданин смело может писать жалобы, предложения или ходатайства и направлять их в муниципалитет. Правда, есть некоторые особенности данного вида общения с властью.
Необходимо выяснить, каков порядок рассмотрения обращений. В разных органах его формируют отдельно. Чтобы заявление было рассмотрено побыстрее и на более серьезном уровне, писать нужно на имя руководителя. Как правило, к таким бумагам относятся очень внимательно. Не забывайте, что виды обращений граждан в органы местного самоуправления такие же, как и в федеральные учреждения. То есть иногда лучше сходить на личный прием к руководителю, имея при себе уже написанное заявление. Согласитесь, попасть к муниципальному чиновнику проще, чем к президенту. Нужно пользоваться своими правами, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки. В случае нежелания руководителя вас принять, есть специальные органы, в чьи обязанности входит контроль исполнения прав граждан. К ним, не забывайте, относится прокуратура.
Требования к письменному обращению
Закон предъявляет определенные требования к письменному обращению граждан.
Так, в обязательном порядке нужно указать, куда или кому направляется обращение, а именно — указать наименование государственного органа или органа местного самоуправления или фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо хотя бы должность этого лица
Также в обязательном порядке указываются свои данные – ФИО и почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения (в случае обращения в форме электронного документа можно указать или почтовый адрес, если вы желаете получить ответ по почте, или адрес электронной почты, если достаточно ответа в электронном виде).
Текст обращения должен содержать суть предложения, заявления или жалобы, с которыми хочет обратиться гражданин. При этом почерк, если обращение написано от руки, должен быть разборчив. Если текст нечитабелен (по любым причинам), орган или лицо, кому было направлено обращение, имеют право не отвечать и освобождаются в этом случае от ответственности. Такая же судьба постигнет обращение, содержащее оскорбления и/или нецензурные выражения, а также угрозы в адрес должностных лиц и/или членов их семей.
Под текстом обращения в обязательном порядке следует проставить личную подпись (кроме электронного документа) и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов к обращению можно приложить документы и материалы либо их копии. Если вы посылаете электронный документ, то к нему вы можете прикрепить отсканированные копии документов, либо направить копии отдельно по почте.
Гарантии безопасности граждан, направивших обращение
Закон предусматривает определенные меры защиты граждан, направивших обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.
К таким мерам защиты относится, в первую очередь, запрет на преследование гражданина в связи с его обращением с критикой деятельности указанных органов или должностного лица, либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов, либо прав, свобод и законных интересов других лиц.
Кроме того, при рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, если только сам гражданин не дал на то согласия. Однако следует иметь в виду, что по закону не является разглашением сведений перенаправление (или направление копии при перекрестной компетенции) письменного обращения гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Чтo пиcaть в жaлoбe нa УК
3aкoн нe дaeт чeткиx тpeбoвaний пo cocтaвлeнию зaявлeния. Чтoбы дeлo paccмoтpeли быcтpee, в зaявлeнии вaжнo yкaзaть:
Кyдa пoдaют жaлoбy и oт кoгo
- Нaзвaниe opгaнизaции, кyдa пишyт жaлoбy.
- ФИO и дoлжнocть тoгo, кoмy пишyт жaлoбy.
Oбcтoятeльcтвa дeлa
- Aдpec дoмa.
- Нaзвaниe УК и peквизиты зaключeннoгo c нeй дoгoвopa.
Cyть пpoблeмы
Нa чтo жaлyeтcя жилeц дoмa.
Чтo cдeлaли жильцы
Дaты и oпиcaниe oбpaщeний в УК c тpeбoвaниями ycтpaнить нapyшeния.
Чтo пpocят жильцы
- Нaкaзaть УК зa нapyшeниe дoгoвopa.
- Bepнyть нeзaкoннo пpиcвoeнныe дeньги.
- Лишить УК лицeнзии.
Этапы ведения делопроизводства по обращениям граждан
Правила делопроизводства по обращениям граждан установлены Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с измен. и доп. 29.06. 2010 и 27.07.2010).
Работа с обращениями граждан включает в себя выполнения следующих операций:
- личный прием граждан;
- прием и первичная обработка письменных обращений;
- регистрация обращений;
- рассмотрение обращений руководством;
- подготовка проекта ответа на обращение;
- уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения, организации;
- уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения;
- контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
- ответ гражданину;
- информационно-справочная работа по обращениям;?
- формирование дел и текущее хранение обращений;?
- анализ поступивших обращений;
- работа с устными обращениями граждан.
Не получен ответ на обращение. Что делать?
В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, в государственные органы, органы местного самоуправления и их должностным лицам, в государственные и муниципальные учреждения и иные организации, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам.
Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией подлежит обязательному рассмотрению.
Письменное обращение подлежит регистрации в течение 3 дней с момента поступления.
Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного органа или должностного лица, оно в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.
Письменное обращение рассматривается уполномоченным органом или должностным лицом в течение 30 дней со дня регистрации. Письменный ответ направляется по адресу, указанному в обращении. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов, если обращение содержит нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, членов его семьи. В этом случае заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
В соответствии с законом контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений осуществляют государственные органы, органы местного самоуправления и должностные лица, которые должны в пределах своей компетенции принимать меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушений прав, свобод и законных интересов граждан.
За нарушение порядка рассмотрения обращений статьей 5.59 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа, налагаемого на должностных лиц, в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.
Дело об административном правонарушении данной категории может быть возбуждено только прокурором, который в соответствии со статьей 28.4 КоАП РФ выносит по этому поводу мотивированное постановление.
В связи с этим, в случае нарушения порядка рассмотрения обращений, заявители могут обратиться в прокуратуру.
Чтобы гарантировать гражданам своевременное получение аргументированного ответа, законодатель ввел специальную норму в КоАП РФ. По ст. 5.59 КоАП РФ назначаются санкции по следующим правилам:
По указанной статье грозит наказание и за несвоевременный ответ на обращение, поданное объединением граждан, в том числе юридическими лицами.
Чтобы привлечь виновных лиц к ответственности, необходимо соблюдать следующий алгоритм действий:
Принудительное исполнение санкции происходит через приставов, которые могут удержать сумму штрафа с заработка должностного лица.
Помимо административного наказания, виновным должностным лицам могут грозить и дисциплинарные меры воздействия. Так как надлежащая работа с обращениями граждан входит в должностные и функциональные обязанности чиновников, они могут получить замечание, выговор. При повторных нарушениях указанного порядка может применяться наиболее строгая мера дисциплинарного воздействия – увольнение по требованию работодателя. Также факты административных проступков могут стать препятствием для повышения по государственной или муниципальной службе.
Избежать наказания по ст. 5.59 КоАП РФ чиновник сможет только в следующих случаях:
В отдельных случаях заявления и обращения граждан могут оставаться без рассмотрения по существу (например, если запрашиваются сведения, охраняемые государственной или иной тайной). Однако и в этих ситуациях заявителю должно быть направлено уведомление с указанием причин, почему на его обращение не последует аргументированный ответ. Нарушение этого правила также повлечет администратвиные санкции по ст. 5.39 КоАП РФ.
Как обратиться в муниципалитет
Следует сразу сказать, что виды обращений граждан в органы местного самоуправления точно такие, как описаны выше. Они подпадают под действие федерального и регионального законодательства. То есть гражданин смело может писать жалобы, предложения или ходатайства и направлять их в муниципалитет. Правда, есть некоторые особенности данного вида общения с властью.
Необходимо выяснить, каков порядок рассмотрения обращений. В разных органах его формируют отдельно. Чтобы заявление было рассмотрено побыстрее и на более серьезном уровне, писать нужно на имя руководителя. Как правило, к таким бумагам относятся очень внимательно. Не забывайте, что виды обращений граждан в органы местного самоуправления такие же, как и в федеральные учреждения. То есть иногда лучше сходить на личный прием к руководителю, имея при себе уже написанное заявление. Согласитесь, попасть к муниципальному чиновнику проще, чем к президенту. Нужно пользоваться своими правами, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки. В случае нежелания руководителя вас принять, есть специальные органы, в чьи обязанности входит контроль исполнения прав граждан. К ним, не забывайте, относится прокуратура.
О сроках и ответственности
Для работника, рассматривающего обращение, это самые важные вопросы. Здесь законодательство целиком и полностью на стороне гражданина. Сроки рассмотрения описаны очень четко и строго. Ответ должен быть направлен заявителю в течение тридцати дней с момента регистрации.
Нарушить эту норму можно только в одном случае, когда требуется дополнительное, обоснованное время для рассмотрения. Решает данный вопрос руководитель учреждения. А заявителю направляется промежуточный ответ, чтобы держать его в курсе событий. Срок отсчитывается от момента регистрации обращения. Он тоже регулируется законодательством.
Если обращение срочное, его должны безотлагательно внести в журнал и отнести руководителю. Остальные регистрируются в течение дня. На каждом обращении должна быть резолюция руководства. Как правило, это задание работникам подготовить ответ. Служба делопроизводства регистрирует в специальном журнале все этапы прохождения документа. То есть фиксируется все: кому поручено отвечать, где находится обращение. В любой момент ответственное лицо обязано доложить, у кого нынче сама бумага на рассмотрении.
Бывают сложные заявления, которые направляются разным специалистам для подготовки ответа. Тогда ответственным за него назначается один человек из группы. Вот почему необходимо четко знать, что из себя представляют понятие, виды обращений граждан. Административное право предполагает строгую ответственность за нарушение закона в этой части.
Это факультативная стадия, так как гражданин может согласиться с решением, а может быть не согласен. Если решение по обращению не устраивает направившего его, он имеет право обжаловать это решение в тот орган или тому должностному лицу, которому подчинены выносившие решение по жалобе инстанции или в суд.
Рассмотрение жалобы осуществляется вышестоящим органом или судом в рамках самостоятельного производства.
Законом предусмотрена юридическая ответственность за нарушение порядка рассмотрения обращений.
Бывают случаи, когда в обращении указываются заведомо ложные сведения, тогда все расходы, связанные с рассмотрением обращения, взыскиваются с гражданина, подавшего такое обращение, по судебному решению.
Если же действия юрисдикционного органа были незаконны, то гражданин имеет полное право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда.
Как грамотно оформить ответ после рассмотрения жалобы
Гражданин, недовольный оказанной услугой, имеет право подготовить жалобу в произвольной форме. Однако у представителей уполномоченных органов или организаций подобная возможность отсутствует. Ответ на письменное обращение граждан необходимо подготовить на фирменном бланке компании, если он присутствует. Лучше использовать готовый пример. Дополнительно предстоит отразить обязательную информацию.
В список входят следующие данные:
- название инстанции, которая занималась рассмотрением жалобы (так, можно указать, что ответ оформляет представитель администрации);
- информация о лице, подготовившем документ;
- сведения об организации для оперативной связи;
- данные о заявителе;
- название обращения;
- обстоятельства, представленные в жалобе, а также итоговое решение, которое было вынесено в результате её рассмотрения;
- перечень приложений;
- дата оформления документа и подпись уполномоченного лица.
Исследуя письма или заявления, адресованные властям, исследователи часто сталкиваются с проблемой классификации. Специалисты делят заявления, адресованные властям, исходя из жанровых особенностей. Историки предлагает другой подход, основанный на адресатах обращений. Классификации разнообразны, но исследователи часто определяют обращения как отдельный жанр в сопоставлении с такими жанрами, как претензия, предложение, донос или петиция. Основываясь на предыдущих исследованиях, я выделяю три особенности, которые помогают различать обращения среди всего набора писем, адресованных властям. Эти три особенности способствуют лучшему пониманию жанра обращения.
Во-первых, жалоба содержит запрос о защите от несправедливости. В условиях советского авторитаризма механизм подачи жалоб играл важную роль в пустоте, создаваемой ограниченными возможностями для публичных дебатов и сложными и несовершенными юридическими процедурами. Историки утверждают, что обращения в советском обществе действовали в качестве замены защиты прав. Эксперты также заявляют, что основным стимулом написания писем для граждан была необходимость доказать свои права. Во-вторых, жанр обращения предполагает асимметрию между статусом адресата и адресата. Вот почему определение статусов занимает такое важное место в тексте жалобы. Адресат всегда представляется более сильным и сильным по сравнению с адресатом. Эта особенность жалобы также косвенно выражает лояльность заявителя и ее согласие добиваться справедливости в контексте механизмов, предлагаемых государством. В-третьих, обращение подразумевает ответ. В отличие, например, от анонимной денонсации, жалоба имеет подпись и адрес для переписки.
Обращения сохранили свои жанровые характеристики на протяжении десятилетий. Три особенности, которые были выявлены в основном из исследований советских обращений, все еще применимы к современным обращениям.
Семантический сдвиг внутри языка
Если современной женщине скажут, что она молодуха. Что она подумает? Возможно, сочтёт за комплимент.
Но кто на Руси считался молодухой? Это женщина, которая родила мальчика. В первый раз. К вопросу о семантическом сдвиге. Сегодня баба это грубое название женщины. Или просторечное название женщины у крестьян.
Но кто раньше считался бабой? Баба это первороженница. У которой родилась девочка. Первый ребенок. Вот так.
Далее следует псевдолингвистическая теория. Которая указывает на славянское язычество. А также чуть ли не на древних ариев и т.п. Обойдем эту историю стороной, так как отсюда очень быстро можно перейти в контекст сугубо политический. А, если вспомнить, что у националистов стало популярно язычество именно в 10х годах, то рассуждения на эту тему может зайти еще дальше.
До какого возраста была девкой?
А вот тут, у нас есть пример прямой преемственности. В современном русском языке, есть такое выражение. Остаться в девках.
Что это значит? В широком смысле, остаться без мужа. Грубо говоря, если женщина так и не вышла замуж, то она осталась в девках. Связано это, разумеется с девственностью не в меньшей степени.
Слово девчонка и девочка, несло точно такой же смысл. Был тут и религиозный аспект. Например, девкам можно было носить распущенные волосы. Тогда как замужние уже должны были покрывать волосы. Показывать свою красоту только для мужа.
Сегодня же, этот термин сохранился. Но не сильно поменялся. Хоть и ранее вопрос девственности, брака и термина был связан в единую конструкцию.
Сегодня же остаться в девках может любая незамужняя мадам. Хотя назвать ее девкой уже не получится.
Сроки подготовки ответа на претензию
Как уже говорилось ранее, период на предоставление ответа варьируется от 10 до 30 календарных суток. Срок начинает исчисляться с момента получения обращения. В этот период потребуется подготовить лишь сам ответ на обращение. Срок, который займет пересыл, в отведенный период не входит.
Если присутствуют серьезные обстоятельства, срок обращения может быть повышен:
- лицо находилось в командировке в другом городе или за границей и не могло своевременно дать ответ;
- присутствуют потребности в проведении исследований, экспертиз, без которых дать корректный ответ невозможно;
- лицо проходит лечение и физически не может ответить на обращение.
Обычно период продлевают на 30 дней. Все обстоятельства, повлекшие за собой принятие подобного решения, необходимо подтвердить документально. Если в установленный срок ответа не последовало, заявитель имеет право подать обращение в суд.