Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет зарплаты, проверка расчетов, отражение в учете в ЗУП 3.1». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Общие правила необходимо помнить для того, чтобы в любой момент проверить правильность результатов «машинного» исчисления. Если вы применяете повременную оплату труда, то заработная плата рассчитывается за отработанное время согласно окладу или тарифной ставке. Оклад (должностной оклад) – это фиксированный показатель, соответствующий оплате труда за целиком отработанный месяц, независимо от количество дней в нем. По прямому требованию Трудового кодекса РФ, сумма оклада указывается в трудовом договоре (ст. 57, 129 ТК РФ).
Работа с программой традиционно делится на два этапа – ввод первоначальной информации и ежемесячная работа с программой. Цель — корректные расчеты с персоналом и кадровый учет.
Заполнение первоначальной данных в свою очередь предполагает следующие этапы:
-
Первоначальная настройка программы, начислений, удержаний и заполнение сведений об организации.
-
Настройка штатной структуры и норм рабочего времени, ввод кадровой информации по сотрудникам.
-
Настройка схем выплаты ЗП, аванса и порядка отражения в учете, настройка синхронизации зарплатной базы с бухгалтерской.
Ввод изменений оплаты
В расчетном месяце у сотрудника может измениться график работы, он может быть переведен на другую должность или в другое подразделение ему могут быть назначены новые начисления или у имеющихся изменены показатели (например, процент премии), назначено совмещение должностей он может уйти в отпуск по уходу за ребенком или вернуться из отпуска и т. п. На работника может поступить исполнительный лист или ему может быть назначено удержание по возмещению ущерба организации.
Все эти изменения необходимо отразить в программе до расчета зарплаты.
Документы содержатся в разделе Кадры — Все кадровые документы. А также в отдельных журналах Приемы, переводы, увольнения, Изменения оплаты сотрудников, Отпуска по уходу за ребенком и т. п. И в разделе Зарплата, журнал Изменение оплаты сотрудников. Это одни и те же документы, просто программа позволяет выбрать удобный способ доступа к ним.
Один и тот же результат можно получить с помощью использования разных документов.
Например, изменение графика работы можно отразить как документом Кадровый перевод с флагом Изменение графика работы, так и специальным документом Изменение графика работы списком.
Изменение оплаты (изменение состава и показателей начислений) можно отразить документом Кадровый перевод с флагом Изменение оплаты,а также документами:
-
Изменение оплаты труда (для одного сотрудника)
-
Изменение плановых начислений (группе сотрудников) и т. д.
-
Назначение планового начисления (одного-группе сотрудников).
Расчет и начисление зарплаты и взносов
Важно помнить, что первым делом необходимо вносить в программу приемы, кадровые переводы и увольнения сотрудников. Далее заполняются неявки сотрудников (больничные, отпуска и т. п.), переработки (сверхурочные). При наличии прочих начислений (материальная помощь, отпуск по уходу за ребенком и т. п.), их тоже нужно внести в программу заблаговременно.
Если такая последовательность будет нарушена, программа не сможет правильно рассчитать взносы и налоги.
Теперь можно перейти непосредственно к расчету и начислению заработной платы. В разделе «Зарплата» выберите пункт «Начисление зарплаты и взносов», либо пункт с аналогичным названием подраздела «Создать». В первом случае перед вами откроется список всех ранее введенных документов.
Отчеты по зарплате в 1С ЗУП 3.0 (8.3)
В 1С ЗУП 3.0 можно выделить несколько основных отчетов по зарплате:
– Отчет по времени:
- Табель учета рабочего времени по форме Т-13.
– Отчет по результатам начислений:
- Расчетная ведомость по форме Т-51;
- Свод начисленной зарплаты;
- Расчетные листки;
- Анализ зарплаты по сотрудникам.
– Отчеты по налогам и взносам.
Команда вызова всех отчетов по зарплате в 1С 8.3 ЗУП 3.0 находится на специальной панели отчетов. В каждом разделе программы 1С ЗУП 3.0 есть ссылка для вызова панели. Например:
- Раздел «Зарплата – Отчеты по зарплате»;
- Раздел «Выплаты – Отчеты по выплатам»;
- Раздел «Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам».
Состав отчетов на панели и отнесение к тому или иному разделу можно настраивать.
Настройки учета зарплаты в 1С
Рассматриваемые настройки персональны для каждой конкретной организации, а сама форма для настроек предлагает пользователю наличие нескольких вкладок.
Учет зарплаты осуществляется через вкладку «Зарплата». Данные из нее используются по умолчанию, если бухгалтером не установлены иные настройки. Имеется в программе и возможность выбора способа отражения для списания депонента.
Вкладка «Налоги и взносы с ФОТ» предназначена для работы с начислением НДФЛ на зарплату работников и расчета уплачиваемых страховых взносов. Программа предусматривает возможности следующих настроек:
- Вид тарифа для расчета величины страховых взносов;
- Перечень профессий с увеличенными взносами, трудящихся во вредных условиях;
- Величина взносов в ФСС по страхованию от несчастных случаев;
- Особенности начисления НДФЛ
На вкладке «Учет времени» определяем, как программа будет учитывать время в течение того периода, пока действует начисление. Возможные варианты: в качестве отработанного времени по норме либо сверх нормы, как неотработанное время либо как дополнительно оплачиваемое время. Например, доплата за ночные часы. Кроме того, здесь же указываем вид времени по классификатору использования рабочего времени.
В свою очередь для назначений начислений за отработанное время программа предложит следующие варианты:
Полная рабочая смена в пределах нормы времени. Означает, что время, отработанное по виду начисления, оплачиваем в пределах нормы времени сотрудника.
Неполная смена в пределах нормы времени. Время оплачиваем в пределах нормы времени, измеряем в часах.
Работа сверх нормы времени. Оплачиваем отработанное сверх нормы время. Например, оплата сверхурочных часов за работу в выходные по графику дни, нерабочие по графику.
Отчеты по зарплате в 1С ЗУП 3.0 (8.3)
В 1С ЗУП 3.0 можно выделить несколько основных отчетов по зарплате:
– Отчет по времени:
- Табель учета рабочего времени по форме Т-13.
– Отчет по результатам начислений:
- Расчетная ведомость по форме Т-51;
- Свод начисленной зарплаты;
- Расчетные листки;
- Анализ зарплаты по сотрудникам.
– Отчеты по налогам и взносам.
Команда вызова всех отчетов по зарплате в 1С 8.3 ЗУП 3.0 находится на специальной панели отчетов. В каждом разделе программы 1С ЗУП 3.0 есть ссылка для вызова панели. Например:
- Раздел «Зарплата – Отчеты по зарплате»;
- Раздел «Выплаты – Отчеты по выплатам»;
- Раздел «Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам».
Состав отчетов на панели и отнесение к тому или иному разделу можно настраивать.
Табель учета рабочего времени
В течение календарного месяца отражаются все кадровые изменения в организации: прием на работу, отпуска, отгулы, доплата за совмещение должностей в 1С ЗУП, работа в выходные и праздничные дни, больничные и увольнения. Если сведения внесены корректно, табель учета формируется автоматически.
Для его заполнения нужно во вкладке «Создать» выбрать либо заполнение документа списком по всем работникам, либо путем подбора подобрать конкретную фамилию.
Дата создания документа по умолчанию заполняется текущая. Когда идет заполнение табеля за предыдущий период, нужно изменить дату на последнее число месяца.
В табеле можно проверить отражение документов движения кадров в течение месяца. Если какие-то сведения внесены в программу не были, отразить их нужно до начисления заработка.
При проведении расчета отпуска расчетчик должен удержать зарплату сотрудника, начисленную за период отпуска в прошлом периоде. Для определения того, какие виды расчета влияют друг на друга и не могут действовать одновременно, в системе 1С ЗУП 8 существует понятие «вытесняющих» видов расчета. В рассмотренном примере отпуск должен «вытеснить» явку.
В системе это указывается следующим образом: при настройке вида расчета «Оплата по часовому тарифу» на закладке «Прочее» в табличной части «Вытесняющие начисления» нужно указать вид расчета «Оплата отпуска по календарным дням». При правильной настройке вытесняющих начислений удержание производится автоматически при расчете документов. Удерживаются части сумм «вытесненного» начисления, а также части сумм начислений, для которых «вытесненное» является базовым. Внимание! Механизм вытеснения работает только для начислений ПРОШЛЫХ периодов.
Отражаем выплату з/п через банк
Особенности формирования «Выплаты в банк» в 1С ЗУП 8.3 (8.2):
- Организация перечисляет в банк (банки) зарплату общей суммой. Эта сумма хранится на некотором промежуточном счету.
- Банк, согласно переданной заявке от организации, распределяет эту сумму по «Лицевым счетам» сотрудников.
- «Лицевые счета» привязываются к «Зарплатным проектам». То есть если у сотрудника указано, что он получает зарплату на карточку, он должен быть отнесен к зарплатному проекту и иметь лицевой счет.
- Если поле «Зарплатный проект» оставить пустым и нажать кнопку «Заполнить», выберутся все сотрудники, получающие зарплату по карточке.
- Если в 1С ЗУП 8.3 используется стандартная (встроенная) система документооборота с банком, «Зарплатный проект» обязателен!
Мы живем в мире, где быстрое удовлетворение собственных прихотей является нормой, что лишний раз может помешать вам умерить свои внезапно выросшие потребности и хоть что-то удержать на счету или в кошельке. У вас не должно возникать множество нерешенных проблем в день зарплаты — если вы ради какой-то серьезной цели откладываете деньги на протяжении долгого времени, то результат такой экономии будет гораздо более ценным, чем сиюминутное желание.
«Побаловать себя никогда не повредит, поскольку это помогает поднять боевой дух и мотивацию зарабатывать еще больше будущем», — считает Майкл Лан, старший консультант Resume Writer Direct. «Всем молодым работникам, которые сразу начинают получать стабильный заработок, необходимо рассмотреть вопрос об откладывании процентов от ежемесячного дохода на сберегательный счет для будущих инвестиций или для других целей, например, для поездки заграницу или отдыха”.
Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8»:
- Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет и без штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы. Если впоследствии организация примет решение составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках. Единственное, что может потребоваться, — это внести в него некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).
- Контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию можно установить или отказаться от него.
- Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю изменения штатного расписания, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.
Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания — это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).
Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.
Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.
Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:
- право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
- класс условий труда (по результатам спецоценки);
- произвольное текстовое описание условий работы;
- график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).
Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.
Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».
Ведение штатного расписания в программе позволяет:
- принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
- при приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
- бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
- в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);
- производить индексацию штатного расписания;
- при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
- проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
- помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
- для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности — включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
- сформировать для печати унифицированную форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.
Исчисление среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой отпуска
Описанный в статье алгоритм расчета среднего заработка применяется для начислений с назначениями: «Оплата командировки», «Оплата времени сохраняемого среднего заработка», «Оплата простоя по вине работодателя», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Выходное пособие», «Прочие начисления и выплаты».
При расчете сначала определяется сумма начислений сотрудника за каждый месяц расчетного периода, а также количество фактически отработанных дней и часов. Полученные результаты отражаются в форме «Ввод данных для расчета среднего заработка». Далее на основании этих данных производится подсчет среднедневного (среднечасового) заработка сотрудника и подсчитывается результат начисления, рассчитываемого по среднему заработку.
В общем случае для расчета используется средний дневной заработок. Средний заработок подсчитывается умножением среднего дневного заработка на количество рабочих дней, приходящихся на период сохранения среднего заработка по графику сотрудника.
Суммы выплат за каждый месяц расчетного периода заполняются автоматически в строке «Общий заработок» формы «Ввод данных для расчета среднего заработка» ранее зарегистрированными в программе начислениями.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, апрель 2018.
Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.