Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Накладная на передачу товара торговому представителю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такой документ подтверждает свершившийся факт доставления выкупленного заказа. Либо он предназначается для осуществления хранения, если покупатель остался недоволен и пошел в отказ. Важным аспектом при подписании является осмотр приобретаемой продукции. Ведь это документальное подтверждение могут использовать в своих интересах оба участника. Особенно при возникновении спорных вопросов. Принимающая сторона в данной ситуации фактически расписывается за то, что не имеет недовольств относительно покупки. Что доставленные ТМЦ соответствуют ожиданиям (договорного характера).
По количеству и качеству
В сфере товарного оборота приемка ТМЦ удостоверяется отдельной бумагой, если имеется договор поставки. Последний регулируется Гражданским Кодексом в ст. 506-524. Благодаря ему поставщик обещает доставить выкупаемые покупателем товары в определенное число. Оба бланка подписываются в двустороннем порядке.
В целом участники договорных отношений могут самолично определять содержимое сопроводительной документации. И вносить обговоренные коррективы. Выбирать документ «приемка-передача» или обсуждаемое здесь приложение. В них обязательно прописывается количественный показатель и мера измерения, а также характеристики ТМЦ. Можно специально сформировать комиссию по приему, для установления соответствия этим параметрам. Особенно насущно это при больших габаритах поставки или множественности входящих в нее единиц.
Прием-передача материалов
Здесь также фиксируется факт перехода разного рода имущества новому владельцу: сырья, стройматериалов и т. д. Он актуален и при заключении договоров подряда (на переработку чего-либо, для выполнения ремонтных работ, пошива и пр.). Обязательно указываются все основные моменты, как и для стандартного актового документа. То есть название док-та, когда и где он составляется, кем, по какому поводу, а также реквизиты и подписи фигурантов сделки. Стоит упомянуть и то, что было составлено два экземпляра. При подписании лица также удостоверяют отсутствие у них жалоб друг к другу относительно обговоренной поставки. Разница в том, что ТМЦ заменяются здесь на перечисление материалов с наименованиями, единицами измерения, количеством, ценами (за штуку и в целом общая стоимость).
Акт приема товара по количеству и качеству
При приеме товара по количеству, качеству, комплектации согласно условиям договора, а также при поступлении товаров без сопроводительных документов составляется акт приема товара по фактическому наличию и качеству. В этом случае можно воспользоваться унифицированной формой акта о приемке товара (Форма № ТОРГ-1 ), но предварительно доработав ее с учетом требований согласно п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .
Унифицированная форма № ТОРГ-1 содержится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.
Акт приема товара (образец) по унифицированной форме № ТОРГ-1 скачать можно по ссылке.
Бывают ситуации, когда при поступлении товара, его количество и (или) качество не совпадает с указанным количеством и качеством в сопроводительных документах (например, в товарной накладной). В таком случае необходимо составить акт о данном расхождении.
При этом можно воспользоваться унифицированной формой акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (Форма № ТОРГ-2), но также предварительно доработав ее с учетом требований согласно п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .
Более подробно прочитать про то, кто и когда составляет акт о расхождении, а также посмотреть образец заполнения данного акта можно в статье «Акт о расхождении при приемке товара».
Что такое накладная ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 — первичный документ учета отпуска ТМЦ. Форма и методические указания разработаны Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ”. Хоть документ и принят на государственном уровне, его применения носит рекомендательный характер. Такую поправку приняли 1 января 2013 года. До этого времени использование унифицированной формы было обязательным к применению.
Сейчас предприниматели не обязаны применять установленную форму и могут разрабатывать собственные. Однако на практике так никто не делает. Зачем изобретать велосипед, если все давно придумали за вас? К тому же, форма в целом удобна и содержит все данные, нужные для учета.
Акт приёма-передачи товара
В большинстве случаев передача товаров сопровождается всего одним документом – товарной накладной, но иногда условия договора между сторонами требуют составления дополнительной бумаги: акта по приему-передаче товара.
Акт служит удостоверением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, а также такие параметры, как качество и количество.
В ситуациях, когда получатель предъявляет к поставщику претензии по объему, составу, или физическому состоянию (брак, дефекты, неисправности и т.п.) товара, данный документ входит в доказательную базу. Очень часто данная бумага является для судьи (в том случае, если разногласия привели к суду) решающим аргументом для принятия соответствующего решения.
Стоит отметить, что отдельные виды продукции передаются только при условии оформления акта по приему-передаче товара (например, высокотехнологичное оборудование, техника и т.д.). Связано это с тем, что при передаче таких товаров проводится их обязательная проверка, осмотр, и т.п. процедуры.
Еще один случай, когда составление акта по приему-передаче товара неминуемо – его отправка на ответственное хранение. Здесь акт создается для того, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить сотрудника, ответственного за сохранность.
Справочник торгового представителя или Я работаю в «полях»
Накладная – один из самых распространенных документов в работе торгового представителя. Фиксирует факт продажи и передачи товара от компании-поставщика к покупателю. В накладную вписывается юридическое название, юридический и фактический адрес торговой точки, название компании-поставщика, наименование каждой позиции, количество, цена за единицу, полная цена и конечная сумма. В официальных накладных указывается сумма НДС, а также ставится печать компании-продавца.
В работе торгового представителя применяются два вида накладных, так называемые «мягкие» и официальные «белые». Последние, в свою очередь, различаются по следующим признакам:
— если товар отгружается со склада непосредственно покупателю – это товарная накладная;
— если товар будет перемещаться до покупателя транспортом, предоставляемым компанией – это товарно-транспортная накладная ТТН.
Составление «белой» накладной подразумевает, что на сумму отгрузки был пробит чек, накладная распечатана на официальном бланке, сопровождается счетом-фактурой и о факте продажи будет сообщено налоговым органам.
Иногда компании-поставщики для сокрытия от государства факта торговых операций используют расходные накладные. По ним товар не продается, а передается для хранения в другую компанию, то есть расходная накладная выступает как складской документ. В дальнейшем компания-получатель реализовывает этот товар по неофициальным схемам и также неофициально возвращает наличные деньги поставщику.
Мягкая накладная чаще всего применяется торговыми представителями при продажах с борта в случае неофициальной продажи. Она выписывается на свободно продающихся отрывных бланках, не имеет печати и не является официальным документом. При этом мягкая накладная позволяет подсчитать сумму отгрузки, зафиксировать передачу товара в торговую точку, служит временным документом, если подразумевается последующий привоз товарного чека и белой накладной и счета-фактуры. Главное при заполнении мягкой накладной — не ошибиться. Не пренебрегай калькулятором и не ленись пересчитать. Любая твоя ошибка в пользу клиента останется «незамеченной», но копеечная ошибка в твою пользу нанесет непоправимый ущерб твоей деловой репутации.
Важно!
1. Мягкие накладные следует использовать только при реализации по факту, когда деньги возвращаются сразу же после отгрузки. Если оплата по таким накладным происходит с отсрочкой, не единичны случаи, когда клиент отказывается от долга. Запомни, мягкая накладная это всегда риск и дополнительная статья расходов для семейного бюджета торгового представителя. Торговля – дело рискованное и даже у самых надежных и проверенных партнеров возникают ошибки в расчетах, потери документов, иногда они просто забывают! Если же твоя компания-работодатель настаивает на такой форме продаж, нужно в четкой форме уяснить, кто будет покрывать возникающие убытки. Если ты – отказывайся!
2. Я ни в коей мере не призываю к подобной организации продаж, я лишь констатирую факт, что это является распространенной практикой. Но запомни: продавая по мягким накладным, ты участвуешь в нарушении законодательства, позволяя торговой точке и компании-поставщику проводить торговые операции, не уплачивая соответствующих налогов. Если ты будешь пойман за руку в момент передачи товара, то, скорее всего, будешь оштрафован сам, твоя компания и торговая точка. Хотя в моей практике подобных случаев не было.
Кстати, некоторые торговые представители ошибочно полагают, что если факт продажи зафиксирован в компьютерной программе компании-поставщика, например в 1С, то все продажи — белые. Это не так, внутренняя система учета движения продукции может не иметь отношения к конкретной продаже.
Теперь необходимо поговорить об отношении торговых точек к накладным.
Здесь их можно разделить на три категории:
— полностью «белые», требующие официальных документов по каждому факту поставки;
— «серые», обычно отгружающиеся неофициально, но один раз в определенный период времени, требующие «белых» накладных;
— полностью «черные», вообще не утруждающие себя какими-нибудь проблемами. Обычно это небольшие торговые точки, принадлежащие членам национальных диаспор, или имеющие «особые» отношения с местной милицией и проверяющими органами.
В настоящее время все большее количество компаний-производителей, да и дистрибьюторов стараются иметь максимально честные отношения с государством, что, как уже упоминалось, расходится с интересами ряда торговых точек. В этом случае, дабы не потерять розничного клиента происходит весьма занимательная операция. Все продажи компании — белые, продажи по мягким накладным суммируются и потом оптом отправляются в некую фирму, по заранее заниженной цене. Что потом происходит с этой фирмой не наша проблема. Это позволяет компании быть полностью белой, но при этом не только получать свою прибыль, но и экономить на НДС, который рассчитывается от меньшей цены.
И все-таки хороший тон в торговле – это полный переход к официальным накладным. Да, согласен, возникнет морока – отвези, привези. Но взамен увеличится твоя финансовая безопасность, а, значит, работа станет комфортнее и лучше. Поэтому стремись как можно большее количество клиентов перевести на официальную схему сотрудничества. Тем более что в настоящее время многие торговые точки перешли на упрощенную схему уплаты налогов, поэтому белые накладные не являются для них серьезным раздражителем.
Что это за документ — унифицированная форма ТОРГ 12: требования к оформлению
Осуществляя торговлю, совсем необязательно придерживаться установленного типа составления. Лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью и коммерческие организации имеют право модернизировать утвержденные бланки, соблюдая при этом обязательные требования. Таким образом, можно сформировать ТН, полностью соответствующую собственным предпочтениям и особенностям бизнеса. Сделать это возможно одни из двух доступных способов:
- путем внесения дополнений в унифицированный образец (проставить добавочные реквизиты, необходимые для более полного отражения хозяйственной деятельности предприятия);
- составить совершенно новый, ранее не задействованный вариант.
Акт приёма-передачи товара
В большинстве случаев передача товаров сопровождается всего одним документом – товарной накладной, но иногда условия договора между сторонами требуют составления дополнительной бумаги: акта по приему-передаче товара.
Акт служит удостоверением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, а также такие параметры, как качество и количество.
В ситуациях, когда получатель предъявляет к поставщику претензии по объему, составу, или физическому состоянию (брак, дефекты, неисправности и т.п.) товара, данный документ входит в доказательную базу. Очень часто данная бумага является для судьи (в том случае, если разногласия привели к суду) решающим аргументом для принятия соответствующего решения.
Стоит отметить, что отдельные виды продукции передаются только при условии оформления акта по приему-передаче товара (например, высокотехнологичное оборудование, техника и т.д.). Связано это с тем, что при передаче таких товаров проводится их обязательная проверка, осмотр, и т.п. процедуры.
Еще один случай, когда составление акта по приему-передаче товара неминуемо – его отправка на ответственное хранение. Здесь акт создается для того, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить сотрудника, ответственного за сохранность.
Шаг 1. Договор поставки
Чтобы товары доставляли вовремя и в нужном объеме, с поставщиком заключают договор. В нем стороны заранее решают:
- какие обязанности у поставщика и магазина,
- когда и в каком количестве поставлять товар,
- сколько времени занимает приемка,
- как маркировать упаковку,
- какие сопроводительные документы использовать,
- насколько цены и объем доставленных товаров могут отличается от заказа,
- как урегулировать конфликты.
| Проблема Предприниматель ремонтирует помещение и договаривается о поставке холодильников с газировкой. Оборудование и воду не привозят к открытию. |
Как правильно Предприниматель заключает договор с поставщиком, в нем указывают сроки. Холодильники привозят вовремя: владелец магазина будет судиться и взыщет потери из-за задержки. |
Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.
После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.
Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.
Нюансы при оформлении акта в разных случаях
В случае принятия товаров на хранение при составлении акта обязательно указываются:
- сроки, на которые принимается данный актив для хранения;
- оценка – цена за единицу и общая стоимость;
- условия хранения.
При поступлении товаров по договору поставки в акте могут быть отражены:
- дата и время прибытия товаров;
- время и дата прерывания и возобновления процедуры приемки. Если в этом была необходимость;
- указание на фактический объем поступления товара и на наличие отклонений по количеству (в сторону увеличения или уменьшения). Это отклонение определяется на основании сопроводительных документов от поставщика;
- указание на способ, используемый для определения недостающих товаров.
При поступлении товаров через экспедитора оформляется специальная форма – Акт приемки груза, — заявленная в Письме ФНС РФ №ШС-22-3/ В этом акте обязательным является описание условий транспортировки и состояния упаковки товаров при их принятии от поставщика:
- в каком виде приняты коробки (запечатаны, или нет);
- нарушена или нет целостность упаковки;
- характер повреждений тары, и т.д.
Этот акт оформляется всегда 3-мя сторонами: продавцом, перевозчиком и покупателем.
Как заполнить для отпуска лекарственных средств и препаратов?
Заполнение требований-накладных регламентируется для аптек Приказом Минздрава России от 26.10.15 № 751н «Правила изготовления и отпуска лекарственных препаратов», в третьей главе которого расписан порядок их оформления.
- В документе обязательно проставляется порядковый номер и дата. Нумерация ведется с начала года.
- В шапке указывается полное наименование аптеки, ее структурное подразделение, код подразделения. Ниже указывается полное наименование получателя и основание отпуска (например, «Договор №10 от 11.12.2017»). Если получатель действует через представителя, то рядом в графе указывается его данные и доверенность.
- В графах таблицы прописываются наименования медикаментов на латинском языке, дозировка, форма выпуска (мазь, таблетки, ампулы…), общее количество и цена.
- Если аптека учитывает ТМЦ в суммовом выражении, то при передаче медикаментов медицинским учреждениям по розничной цене графы, в которых указываются оптовые цены, не заполняются.
- При отпуске наркотических, психотропных, ядовитых и сильнодействующих лекарств (подлежат предметно-количественному учету) документы оформляются отдельно для каждого вида медикаментов. При оформлении заявок на психотропные и наркотические средства учитываются утвержденные расчетные нормативы.
- При оформлении требования для конкретного больного в бумаге прописываются его фамилия, имя, отчество, номер истории болезни.
- Требования-накладные распечатываются в трех экземплярах, а на вещества, подлежащие предметно-количественному учету – четыре экземпляра. После отпуска медикаментов один экземпляр вместе с товарным отчетом остается в аптеке, второй передается покупателю, третий – получателю.Четвертый экземпляр, оформленный на ядовитые, психотропные, наркотические препараты, передается на хранение материально ответственному лицу, выдавшему эти медикаменты.
- Документы должны быть оформлены без ошибок и исправлений.
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 N 132
Накладная оформляется при передаче прав собственности на товарные позиции и иные ТМЦ посредством реализации или отпуска от продающей стороны к покупающей. Компания вправе использовать не только установленный в соответствии с законодательством образец, но и составить собственную версию.
В данном случае ТН формируется организацией, осуществляющей отгрузку. Как следствие, требуется оформление от компании-поставщика. Сделать это можно в одном из наиболее предпочтительных вариантов: письменном или электронном. Нередко формат документации определяется по обоюдному соглашению покупателя и продавца.
Тот, кто покупает продукцию, имеет право отказаться принимать ее без соответствующего документального сопровождения. При этом если во время процедуры передачи будут обнаружены несоответствия передаваемых позиций по качественным показателям, и представитель принимающей стороны захочет сделать возврат, ему потребуется составить документ на возвращаемые ценности.
Выясняя, что это такое форма ТОРГ-12 в бухгалтерии и каковы требования к товарной накладной, следует помнить — вместе с ней оформляется акт о расхождении по качеству и количеству изделий в виде ТОРГ-2. Параллельно необходимо обсудить нюансы обратной передачи товара и обязательно зафиксировать устную договоренность в письменном виде. В противном случае некачественную продукцию попросту не удастся вернуть.
Продажа (предоставление прав собственности на груз от одного лица другому на возмездной основе) также сопровождается соответствующими бумагами. Рассматриваемая нами ТН предполагает наличие сведений о перемещении ТМЦ со склада и по расчетам с покупающей стороной.
Такие документы формируются компанией-продавцом. В них обозначаются реквизиты организации. Покупатель принимает доставленную продукцию и рассчитывается в момент отгрузки.
В пунктах «Плательщик» и «Грузополучатель» в равной степени проставляются следующие данные:
- название компании;
- ее месторасположение (адресные данные);
- банковские реквизиты.
Приемка товара по ТОРГ-12
Если документ составлен в бумажном виде, то проверка осуществляется следующим образом: сотрудник, ответственный в организации за приемку и хранение ТМЦ, сверяет поставленную продукцию с данными, указанными в накладной и, если все позиции соответствуют условиям поставки, ставит свою подпись в графе «Груз получил». Затем он передает бумагу на проверку в бухгалтерию.
Если организация-заказчик получает товар по документу, составленному поставщиком в электронной форме, то процедура приемки выглядит так:
- Поставщик создает накладную, подписывает ее своей электронной подписью и направляет онлайн в бухгалтерию заказчика.
- Заказчик получает электронный вариант унифицированной формы ТОРГ-12.
- Распечатывает документ, проверяет правильность заполнения и передает ответственному лицу для сверки товара с накладной.
- Материально ответственное лицо сверяет данные приходной документации с поставленной продукцией и подписывает документ.
Кому может быть выдана доверенность
Законодательство не ограничивает круг лиц, на которых может быть оформлена доверенность. Представителем покупателя может выступать как сотрудник, так и лицо, не работающее в организации.
Действовать без доверенности при получении или выдаче товара может только представитель организации, на складе которой происходит передача. В остальных случаях полномочия продавца или покупателя неочевидны, даже если передача проходит в месте, оговоренном в договоре. Продавец не может быть уверен, что передает товар уполномоченному лицу, поскольку права покупателя не явствуют из обстановки.
Представлять организацию без доверенности имеет право только руководитель, остальные сотрудники могут действовать только на основании документа, оформленного надлежащим образом.
Выдача доверенности лицам, не состоящим в штате организации, практикуется при разовых операциях купли-продажи или поставки мелкой партии товара. Для стороны покупателя этот вариант содержит некоторые риски, так как человек, не состоящий в штате, не является материально ответственным лицом. Покупатель может не получить товар, однако он будет обязан оплатить поставку. Для восстановления справедливости покупателю придется обращаться в суд, чтобы привлечь данное лицо к ответственности, причем вне рамок трудовых отношений.
В договоре может быть предусмотрена поставка через транспортную компанию, с которой подписано отдельное соглашение о перевозке или экспедировании. В этом случае доверенность получателю выдает транспортная компания.
Предварительные действия
Рассмотрим следующую ситуацию. Фирма которая занимается оптово-розничной продажей, распространяет часть товара через сеть торговых представителей. Торговому представителю передается товар. Торговый представитель продает товар клиентам. Каждый день торговый представитель отчитывается за проданный товар, то есть фактически фиксирует продажи товаров клиентам в информационной базе. Непроданный товар возвращается обратно на склад фирмы. Руководство фирмы должно проводить анализ объема продаж торгового представителя, производить сравнение объемов продаж по торговым представителям, иметь информацию о прибыли, которую принесли продажи товаров по каждому торговому представителю. Кроме этого необходимо отслеживать, сколько товара на данный момент находится у торгового представителя, за который он еще не отчитался.
Торговых представителей регистрируем в двух справочниках: справочник Подразделения и справочник Склады.
В справочнике Подразделения регистрируем новую группу Торговые представители. Эта группа должна входить в состав того отдела (подразделения), в котором реально работают торговые представители. В эту группу в качестве новых подразделений регистрируем торговых представителей.