Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Управление персоналом и расчет заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По ссылке «Налоги и взносы» необходимо проверить, правильно ли отражены тарифы страховых взносов. В ПФР перечисляется 22%, в ФСС – 2,9%, в ФОМС – 5,10%. Если тариф поменялся, то необходимо выбрать нужную строку и указать месяц, с которого начинает действовать новый тариф.
Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8 для Казахстана»:
- Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет и без штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы. Если впоследствии организация примет решение составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках. Единственное, что может потребоваться, – это внести в него некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).
- Контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию можно установить или отказаться от него.
- Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю изменения штатного расписания, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.
Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания – это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).
Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.
Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» поддерживает ведение учета прав на отпуска и расчет остатков отпусков для всех видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РК, коллективными и трудовыми договорами.
Учет прав на отпуска. В «1С:Зарплате и управление персоналом 8 для Казахстана» реализован учет прав на ежегодные основные и дополнительные отпуска. К ним относятся отпуска, предоставляемые работникам как в соответствии с законодательством, так и по условиям трудовых договоров.
Продолжительность основного отпуска в программе по умолчанию – 24 календарных дней. Но программа позволяет установить любую продолжительность основного отпуска.
Сделать это можно как для позиции штатного расписания, так и для каждого сотрудника (в кадровых документах приема на работу и кадрового перевода). Аналогично регистрируются права на дополнительные отпуска – как предусмотренные законодательством, так и принятые локальными актами организации. При настройке дополнительного отпуска можно указать, все ли сотрудники имеют на него право, и его продолжительность. Право на дополнительный отпуск можно поставить в зависимость от стажа сотрудника.
Указать основной и несколько дополнительных отпусков можно сразу в одном документе – «Отпуск».
Учет остатков. Если предприятие не новое, то в начале работы с программой необходимо заполнить информацию об остатках отпусков (использованных ранее отпусках). Сделать это можно даже в том случае, если с начала использования программы прошло некоторое время и информационная база уже содержит информацию о текущих отпусках. Причем данные об использованных отпусках можно внести в разрезе рабочих лет.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» поддерживает ведение учета остатков ежегодных основных и дополнительных отпусков, право на которые зарегистрировано в программе. Расчет остатков неиспользованных отпусков производится на основании учтенных прав работников на ежегодные отпуска и использованных отпусков. Результаты расчета по любому работнику могут быть выведены в виде справки на любую дату. Сформировать такую справку можно, например, из документа «Отпуск».
Планирование отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» позволяет не только сформировать график отпусков, но и оформлять из документа «График» фактические отпуска и переносы отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» предоставляет возможность формировать списки отпусков: в разрезе подразделений и должностей; по группе сотрудников, например по руководящему составу. Доступен анализ исполнения графика отпусков.
В программе 1С Бухгалтерия 3.0 реализован функционал начисления з/п с помощью зарплатного проекта. Под этим термином подразумевается услуга, оказываемая банком по перечислению заработной платы сотрудникам в безналичной форме на их лицевые счета, которые открыты в этом банке. Удобство данной услуги заключается в том, что не нужно создавать на каждого сотрудника отдельное платежное поручение, а можно сделать выгрузку ведомости на выплату заработной платы и загрузить ее в Клиент-Банк и отправить данные непосредственно в сам банк. При наличии на предприятии большого количества работников, то данный функционал существенно экономит время бухгалтера.
В первую очередь, нужно обратиться в банк, с которым сотрудничает организация, и заключить договор на зарплатный проект. После этого можно перейти к этапу настройки программы.
Для этого во вкладке «Зарплата и кадры» в разделе «Справочники и настройки» выбрать «Зарплатные проекты». Открывается журнал проектов, при создании нового нажимаем кнопку «Создать».
На форме создания проекта указываем информацию:
- Организацию
- Банк обслуживания
- Проставляем флаг «обмен электронными документами»
- Номер и дату договора зарплатного проекта
- Валюту
- Отделение обслуживания
- Расчетный счет
Программный продукт «1С:Предприятие 8. Зарплата и Управление персоналом для Казахстана» предназначен для автоматизации расчета заработной платы, кадрового учета и управления персоналом на предприятиях, от небольших до крупных, в том числе имеющих обособленные подразделения. Программа разработана с учетом требований законодательства и международного практического опыта управления персоналом.
«1С:Предприятие 8. Зарплата и Управление персоналом для Казахстана» решает задачи следующих категорий пользователей:
- Кадровая служба — программа предоставляет средства автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки;
- Бухгалтерия — программа предоставляет средства расчета зарплаты, налогов и отчислений, выплаты, а также позволяет отразить эти данные в бухгалтерском и налоговом учете;
- Руководство – программа позволяет анализировать кадровый состав, планировать штатную численность и формировать отчетность в различных разрезах.
Учет персональных данных
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, налогов и взносов:
- личные данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, пол и др.);
- данные удостоверения личности (паспортные данные);
- ИИН;
- контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
- сведения о гражданстве и налоговом статусе;
- данные о налоговых вычетах и льготах;
- сведения об инвалидности и статусе участника ВОВ или лиц, приравненных к ним;
- информацию об образовании;
- сведения о предыдущей трудовой деятельности;
- состав семьи;
- сведения воинского учета;
- сведения о наградах, ученых степенях и званиях.
Помимо предусмотренных в программе пользователь может создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и др.), а также прилагать фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например резюме.
Функциональность «1С:Зарплаты и управления персоналом 8 для Казахстана» позволяет обеспечить требования закона Республики Казахстан от 21.05.2013 № 94-V «О персональных данных и их защите». Для этого реализована регистрация событий доступа к базе для выбранных областей данных:
- обработка персональных данных;
- личные данные;
- адреса и телефоны;
- инвалидность;
- данные о доходах.
Учет рабочего времени
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» обеспечивает учет рабочего времени сотрудника. Эти данные могут быть использованы:
- для оформления необходимых документов кадрового учета;
- для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте;
- для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.
Схемы учета рабочего времени. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» обеспечивает учет рабочего времени сотрудников как по типовым схемам (пятидневка), так и по специфическим, к примеру «сутки через трое». Типовые варианты заполнения графиков работы можно использовать для создания автоматического графика. Есть возможность создавать индивидуальные графики работы для конкретных сотрудников.
Производственные календари. Для заполнения графиков работы используется регламентированный или произвольный производственный календарь. Можно создать несколько производственных календарей.
Таким образом компания может легко вести учет рабочего времени в соответствии со всеми вариантами работ, существующими на предприятии (посменно, с учетом выходных и праздников, неполных рабочих дней, скользящих графиков и т. п.).
Классификатор видов рабочего времени. В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для Казахстана» есть классификатор видов рабочего времени (явка, вахта, праздник и др.), который компания может расширять и дополнять по собственному усмотрению. Оплата труда зависит от вида рабочего времени. В течение рабочего дня сотрудник может быть занят на работах разного вида времени.
Виды неявок. На основании типовых видов неявок кадровая служба может регистрировать отсутствие сотрудника по различным основаниям и автоматически формировать необходимые документы кадрового учета:
- отпуск;
- отпуск по уходу за ребенком;
- нетрудоспособность;
- командировка;
- прогул;
- отгул;
- отсутствие по прочим причинам.
Виды переработок. Информация о работах за пределами установленного графика работы собирается из следующих документов:
- о переработках при суммированном учете времени;
- приказов о работе в выходные и праздничные дни;
- регистрации сверхурочной работы.
Расчет ИПН с заработной платы.
Ставка ИПН от зарплаты — 10% (ст. 320 НК РК). Вычитается из заработной платы (оклада) за счет работника. В 2021 году работодатель имеет право (по желанию) уплачивать ИПН за свой счет. При этом никаких дополнительных налогов уплачивать с выплаченного работодателем (за свой счет) ИПН не требуется (ст. 351 НК РК, пункт 5).
При вычислении ИПН с зарплаты резидентов РК применяются стандартный налоговый вычет в размере 1МЗП и вычет в размере исчисленного ОПВ с зарплаты (статьи 342, 346 НК РК — см. ниже), а также вычет в размере ОПВ и ВОСМС.
Кроме того, если зарплата работника ниже 25 МРП, то применяется корректировка дохода в размере 90%, что фактически означает уменьшение суммы ИПН в 10 раз (на 90%) (подпункт 49 пункта 1 ст. 341 НК РК).
Ниже представлена формула расчета ИПН с зарплаты в *большинстве случаев.
*Т.е. когда работник НЕ:
- инвалид
- участник ВОВ (или приравненный)
- пенсионер
- родитель ребенка инвалида или имеет на попечении ребенка инвалида
- иностранец
- прочие частные случаи
Настройки учета зарплаты в 1С
Рассматриваемые настройки персональны для каждой конкретной организации, а сама форма для настроек предлагает пользователю наличие нескольких вкладок.
Учет зарплаты осуществляется через вкладку «Зарплата». Данные из нее используются по умолчанию, если бухгалтером не установлены иные настройки. Имеется в программе и возможность выбора способа отражения для списания депонента.
Вкладка «Налоги и взносы с ФОТ» предназначена для работы с начислением НДФЛ на зарплату работников и расчета уплачиваемых страховых взносов. Программа предусматривает возможности следующих настроек:
- Вид тарифа для расчета величины страховых взносов;
- Перечень профессий с увеличенными взносами, трудящихся во вредных условиях;
- Величина взносов в ФСС по страхованию от несчастных случаев;
- Особенности начисления НДФЛ
Вкладка «Резервы отпусков» предполагает возможность создания подобного резерва, при этом пользователь должен отразить предельно допустимый размер отчислений, ежемесячный процент и способ учета.
Вкладка «Территориальные условия» используется только в случаях, когда регион нахождения организации предусматривает наличие повышающих коэффициентов. При этом он отражается в дробном варианте в виде 1,20 или 1,50 для случаев повышения на 20% и 50% соответственно. В случае, если надбавок не предусматривается, система автоматически проставляет значение 1. Пользователь имеет возможность выбора условий из предложенного перечня.
Реквизиты, имеющие периодический характер, при их внесении должны отражать даты, с которых инициируется период их действия.
Преимущества редакции 3 конфигурации «Зарплата и управление персоналом для Казахстана» по сравнению с редакцией 2.0
Редакция 3 конфигурации «Зарплата и управление персоналом для Казахстана» является развитием редакции 2.0. Она разработана на платформе «1С:Предприятие 8.3» и использует ее новые возможности, такие как:
- поддержка нового интерфейса «Такси», отличительными особенностями которого является современный дизайн интерфейса, максимизация рабочего пространства на мониторах с различным разрешением, крупный шрифт, удобство навигации, возможность самостоятельно конструировать свое рабочее пространство;
- поддержка тонкого и веб-клиента, развитие «облачных» технологий;
- поддержка удаленной online работы в режиме тонкого клиента и веб-клиента;
- перенос основной «вычислительной» нагрузки на сервер и экономное использование ресурсов клиента;
- работа через Интернет в модели сервиса.
Такие нововведения, как «Избранное», история последних отредактированных документов, краткое описание всех отчетов, а также подробные подсказки программы при неправильных действиях сделают работу легкой и интересной.
Усовершенствован контроль корректности данных на этапе их ввода (в карточку сотрудника, организации и т. п.), что упрощает формирование и сдачу различной отчетности в дальнейшем.
Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» поддерживает ведение учета прав на отпуска и расчет остатков отпусков для всех видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РК, коллективными и трудовыми договорами.
Учет прав на отпуска. В «1С:Зарплате и управление персоналом 8 для Казахстана» реализован учет прав на ежегодные основные и дополнительные отпуска. К ним относятся отпуска, предоставляемые работникам как в соответствии с законодательством, так и по условиям трудовых договоров.
Продолжительность основного отпуска в программе по умолчанию – 24 календарных дней. Но программа позволяет установить любую продолжительность основного отпуска.
Сделать это можно как для позиции штатного расписания, так и для каждого сотрудника (в кадровых документах приема на работу и кадрового перевода). Аналогично регистрируются права на дополнительные отпуска – как предусмотренные законодательством, так и принятые локальными актами организации. При настройке дополнительного отпуска можно указать, все ли сотрудники имеют на него право, и его продолжительность. Право на дополнительный отпуск можно поставить в зависимость от стажа сотрудника.
Указать основной и несколько дополнительных отпусков можно сразу в одном документе – «Отпуск».
Учет остатков. Если предприятие не новое, то в начале работы с программой необходимо заполнить информацию об остатках отпусков (использованных ранее отпусках). Сделать это можно даже в том случае, если с начала использования программы прошло некоторое время и информационная база уже содержит информацию о текущих отпусках. Причем данные об использованных отпусках можно внести в разрезе рабочих лет.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» поддерживает ведение учета остатков ежегодных основных и дополнительных отпусков, право на которые зарегистрировано в программе. Расчет остатков неиспользованных отпусков производится на основании учтенных прав работников на ежегодные отпуска и использованных отпусков. Результаты расчета по любому работнику могут быть выведены в виде справки на любую дату. Сформировать такую справку можно, например, из документа «Отпуск».
Планирование отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» позволяет не только сформировать график отпусков, но и оформлять из документа «График» фактические отпуска и переносы отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» предоставляет возможность формировать списки отпусков: в разрезе подразделений и должностей; по группе сотрудников, например по руководящему составу. Доступен анализ исполнения графика отпусков.
Платформа «1С: Предприятие 8.0» для всех прикладных решений независимо от отраслевой специфики и фирмы разработчика обеспечивает возможность их широкого масштабирования. Программы системы «1С: Предприятие 8.0» могут поставляться в однопользовательском варианте для персонального использования или небольшой организации, и многопользовательской версии в файловом варианте, и клиент-серверная версия, которая обеспечивает эффективную работу и надежное сохранение информации при наличии десятков и сотен одновременно работающих пользователей.
В «1С: Предприятие 8.0» существует реализация современной 3-х уровневой архитектуры «клиент-сервер». На одном из компьютеров работает сервер «1С: Предприятие»; программа, работающая у пользователя, взаимодействует с сервером «1С: Предприятие», а сервер при необходимости обращается к серверу баз данных. Использование сервера «1С: Предприятие 8.0» позволяет сосредоточить на нем выполнение наиболее объемных операций обработки данных. Например, при выполнении даже весьма сложных запросов, программа, работающая у пользователя, будет получать только необходимую ей выборку данных, а вся промежуточная обработка будет выполняться на сервере.
В версии 8.0 также переработан и файловый вариант работы с информационной базой, рассчитанный на персональную работу одного пользователя или работу небольшого количества пользователей в локальной сети. Основными преимуществами данного варианта является максимальная простота установки, запуска и администрирования системы, а также отсутствие необходимости приобретения каких-либо дополнительных программных средств.
В системе «1С: Предприятие 8.0» исключены ситуации, когда для начала работы в некотором отчетном периоде требовалась установка монопольного режима. Регламентные операции, требующие монопольного доступа, теперь могут проводиться в удобное для организации время.
Допустим, нам нужно подсчитать размер фонда исходя из вводных:
- CCЧ – 24 человека;
- работники с окладом 50 000 руб. – 13 чел.;
- работники с окладом 60 000 руб. – 12 чел.
Получается: ЗПср = (13 × 50 000 + 12 × 60 000) / 24 = 57 083,33 руб. ФЗП = 57 083,33 × 24 × 12 = 16 440 000 руб.
Кроме того, чтобы спланировать расходы по подразделениям, рассчитывают ФЗП по рабочим и служащим должностям. К примеру, по служащим среднесписочная численность получилась 11 человек. Тогда:
- ЗПср(служащие) = (60 000 × 12) / 11 = 65 455 руб.
- ФЗП(служащие) = 65 455 × 11 × 12 = 8 640 060 руб.
Приведем еще один пример для компании, в которой используют почасовую оплату.
- часовая ставка – 500 руб./час;
- среднее количество отработанных человеко-часов в месяц – 1760.
Что включают в фонд заработной платы
В ФЗП входят суммы, начисленные по итогам расчетного периода за фактически отработанное время до вычета налогов. Общий фонд начисленной заработной платы работников включает в себя элементы: суммы заработка, начисленного за отработанное время или за объем выполненной работы; премии, начисляемые за выполнение трудовых показателей; компенсации, связанные с условиями труда.
Все эти средства относятся к расходам работодателя. Любые выплаты социального характера в фонде заработной платы не учитываются.
Документом, содержащим сумму месячного ФЗП, является штатное расписание. От структуры компании зависит, кто устанавливает фонд заработной платы. Чаще всего этим занимается руководитель при содействии специалистов кадровой и финансовой службы.
Штатное расписание — это документ с указанием количества работников и их тарифных ставок. Унифицированная форма № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Поскольку штатное расписание обычно составляется на длительный период (от нескольких месяцев до года), в него включаются и вакантные ставки, т. е. должности, которые на момент составления документа свободны, но в дальнейшем планируется принять на них сотрудников.
Классическая схема предусматривает суммирование всех выплат сотрудникам за выполнение трудовых обязанностей с поправкой на коэффициент среднесписочной численности. Перед тем как рассчитать фонд заработной платы, следует вычислить этот показатель:
ССЧгод = ССЧ1 + ССЧ2 + … + ССЧ12.
Таким образом, складываются показатели за каждый месяц. Месячное значение рассчитывается, исходя из количества занятых работников.
К примеру, на 1 апреля в организации числятся 20 сотрудников, оформленных на полную ставку. 15 апреля один из них уволился, а 20 апреля были приняты 2 сотрудника. То есть первые 15 дней числились 20 чел., 4 дня — 19 чел., а оставшиеся 11 дней — 21 чел.
Рассчитаем ССЧ:
ССЧ4 = (20 × 15 + 19 × 4 + 11 × 21) / 30 = 20 чел.
Формула расчета ФЗП выглядит так:
ФЗПгод = ЗПср × ССЧгод × 12,
где: ЗПср — средняя сумма выплат сотрудникам за работу.
Существует еще формула фонда часовой заработной платы, в которой учитывается количество отработанных человеко-часов, определяемое по табелю учета рабочего времени:
ФЗПчас = ЗПтар × Кч/час,
где:
- ЗПтар — заработная плата, начисленная по часовой тарифной ставке. Сюда включаются доплаты за работу в ночное время и компенсации, связанные с условиями труда;
- Кч/час — количество отработанных человеко-часов.