Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Функции снабжения на предприятии.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Структура отдела снабжения на предприятии напрямую зависит от размера компании. Если предприятие достаточно крупное, в нем должны быть сотрудники, которые отвечают за транспорт и закупку товаров и находятся в тесном взаимодействии с отделами, входящими в службу снабжения. В малых предприятиях отдельное подразделение, отвечающее за поставки, чаще всего не выделяется, и снабжением занимается либо директор, либо его зам.
Функции и обязанности отдела снабжения
Все функции, которые выполняет отдел снабжения в организации, можно распределить по трем основным группам.
1. Планирование. Отдел снабжения занимается тем, что изучает нужды предприятия и предложения, имеющиеся в данный момент на рынке, прогнозирует потребность компании в ресурсах, рассчитывает потребность в сырье и материалах, с учетом лимита на отпуск каждому цеху, оптимизирует производственные запасы.
2. Организация. Отдел анализирует различные источники поступления материальных и иных ресурсов, выбирает оптимальный, заключает договора поставки и обеспечивает производственные участки, цеха и отдельные рабочие места всем необходимым. В эту же группу функций входит организация хранения некоторого количества запасов ресурсов, которые могут понадобиться для бесперебойной работы предприятия в течение некоторого времени, если вдруг кто-то из поставщиков не сможет вовремя выполнить поставку.
3. Контроль. Отдел снабжения отслеживает выполнение обязательств по поставкам товаров, осуществляет проверку комплектности и качества поставляемых ресурсов, контролирует движение и наличие запасов на складах. При необходимости, им выдвигаются претензии в отношении поставщиков и логистических фирм, отвечающих за доставку.
На крупных предприятиях работу службы возглавляет начальник отдела снабжения, подчиняющийся коммерческому директору. Руководитель занимается тем, что координирует работу всего отдела.
Функции отдела закупок
Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.
Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.
В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.
Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.
Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.
Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.
В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.
Для начала рассмотрим критерии, в соответствии с которыми выстраивается логистический цикл:
- Планомерность — обеспечение поступлений товаров соответственно заданному графику.
- Ритмичность — соблюдение определенных временных промежутков, позволяющее выстроить торговые, производственные и складские процессы.
- Оперативность — отслеживание динамики изменений спроса и внесение соответствующих корректировок в планы.
- Экономичность — последовательное сокращение временных и финансовых издержек.
- Централизация — организация контроля за выполняемыми операциями, подразумевающая применение современных технических средств.
Контроль работы эффективности отдела снабжения
Отдел снабжения – имеет важную роль в системе как в строительной, так и непрофильной организации. За порядком в этом подразделении нужен постоянный и тщательный контроль и оценка действий сотрудников. Руководство компании в лице генерального и коммерческого директоров должны держать на контроле работу своих снабженцев, а именно следующие действия:
- планирование заказов, чтобы исключить покупку ненужных материалов и продукции, в объеме превышающую потребности фирмы;
- выбор поставщиков продукции, чтобы исключить коррупционную составляющую. Список претендентов должен быть согласован с финансовой службой, а назначенная комиссия (если такова есть) должна выбрать наиболее выгодное коммерческое предложение;
- замену поставщиков, если они не справляются с заключёнными соглашениями;
- производить закупку материалов, на основе закрытых или открытых конкурсов, заранее определив приоритетные направления и потребности компании, а также необходимые сроки поставки МТР.
Оптимизация работы отдела снабжения
Основные рекомендации по оптимизации работы рассматриваемого подразделения:
- в рамках малого бизнеса неуместно долгосрочное планирование. Рекомендуется исчислять реальные потребности компании на краткие промежутки – месяцы или, в крайнем случае, кварталы;
- следует пересмотреть прайс-листы поставщиков. Актуальные рыночные цены постоянно корректируются, появляются новые фирмы, готовые сотрудничать на более выгодных условиях. Снабженцы должны регулярно отслеживать рыночные тенденции и выстраивать выгодные партнерские отношения;
- следует разрывать контракты с теми поставщиками, которые не исполняют своих обязательств, либо которые перестали быть выгодными бизнесу;
- одна из наиболее важных рекомендаций – складской учет должен вестись строго прозрачно и всегда полноценно. Необходимо регулярно проводить инвентаризацию и следить за тем, чтобы продукция не залеживалась.
Должностные обязанности начальника отдела снабжения
- Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства.
- Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов.
- Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов.
- Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей.
- Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами.
- Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки.
- Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами.
- Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие.
- Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения.
Процесс организации закупки
Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.
Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.
Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.
Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.
Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.
Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.
Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.
Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.
Отдел снабжения и его роль в производственном процессе предприятия
Отдел материально-технического снабжения это подразделение, деятельность которого направлена на обеспечение необходимыми ресурсами производства. При этом данная деятельность должна быть осуществлена до самого начала производственного процесса: от возникновения такой необходимости в ресурсах до их применения во время изготовления продукции.
Отдел снабжения функционирует в рамках коммерческой деятельности субъекта хозяйствования, подразумевающей осуществление различных торговых операций, связанных с приобретением необходимых ресурсов и реализацией произведенной продукцией. Оптимальная организация данного структурного подразделения в некоторой мере определяется уровнем использования средств в производстве, ростом производительности труда, снижением себестоимости продукции, увеличением рентабельности и прибыли предприятия. Такую же роль играет отдел материального снабжения в управлении производством. Основной целью данного подразделения является доведение конкретных ресурсов до участников производства в необходимом количестве и объеме, в точный срок и с минимальными затратами. Отдел снабжения имеет адресный характер, который определяется его направленностью и целью обеспечения функционирования производственного предприятия. В первую очередь речь идет о потребностях различных потребителей продукции, услуг или работ данного субъекта хозяйствования.
Какие ошибки часто допускает отдел снабжения
Неритмичность организации поставок определенного материала. В итоге ресурсы компании или простаивают, или происходит авральная работа.
Невыполнение заявки на запчасти для планового ремонта оборудование.
Непланомерная работа отдела снабжения, производится всё в последний момент.
Не проинформирован склад об ожидаемом приходе товарно-материальных ценностей – с простоем транспорта в ожидании разгрузки, возникновением неустойки.
Неграмотный подбор поставщика – со срывом поставок, завышенной ценой контракта, ненадлежащим качеством продукции.
Некорректное ведение учета товарно-материальных ценностей. В результате сложно понять количество запасов на складе.
Отсутствие системы управления запасами. Образуется на складе множество невостребованных материалов, но при этом регулярно не хватает нужных.
Система KPI для начальника и сотрудников отдела снабжения
Руководители всегда уделяют особое внимание вопросам эффективности работы системы МТС: в нужном ли количестве закупаются материалы, не завышена ли их цена, обеспечено ли производство необходимым ассортиментом? Это побуждает начальников отдела снабжения постоянно писать служебные записки, составлять всевозможные отчеты, причем их качество находится в прямой зависимости от количества. Чем их больше, тем ниже информативность.
Первый этап создания мотивационной системы КПЭ подразумевает определение снабженческих функций и назначение ответственных за них лиц. Отсчет начала процесса материально-технического обеспечения начинается с регистрации заявки. Сигналом к завершению цикла служит отчёт о доставке заказанного товара в хранилища заказчика. Весь процесс можно разделить на следующие стадии: планирование закупок, выбор поставщика, заключение договоров, документальное сопровождение грузов, транспортно-складские операции. Каждый из этапов требует контроля и поддается оптимизации. Именно в пределах процесса происходит планирование и анализ отклонений KPI.
Принципы организации закупочной деятельности
Логистика продаж и закупок выстраивается на следующих базовых принципах:
-
Централизация — с помощью новых технологий все выполняемые операции контролируются уполномоченными сотрудниками.
-
Экономичность — постепенное сокращение финансовых и временных издержек для достижения целей организации.
-
Оперативность — корректировка планов в зависимости от изменений динамики спроса.
-
Ритмичность — выстраивание складских, производственных и торговых процессов в определённые временные промежутки.
-
Планомерность — товары поступают получателям в заранее определённые сроки.
Управление закупочной логистикой
Чтобы добиться эффективности закупочной логистики, важно правильно определить, кто и как может её проводить. Подходы определяются в зависимости от масштабов бизнеса:
|
Децентрализованный подход |
Централизованный подход |
|
Применяется в малом и среднем бизнесе. Её суть:
Для малого и среднего бизнеса особенно важно экономить время на бюрократических моментах, чтобы как можно быстрее закрыть потребности тех или иных подразделений в материалах, сырье. |
Применяется в крупном бизнесе, где функционирует отдел снабжения или уполномоченный менеджер, ответственный за поставки ресурсов предприятию. Необходим, когда:
|
Српецифика снабжения предприятия
Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой.
В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям.
Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.
Отдел снабжения на предприятии. Организация снабжения на предприятиях
Организация снабжения на предприятии зависит от многих факторов. Размер компании, объёмы закупаемых материалов, особенности производства, количество и удалённость поставщиков необходимой продукции – всё это влияет на структуру и количество сотрудников, занятых в службе снабжения компании.
Крупным строительным компаниям, для снабжения производства требуется служба материально-технического снабжения, которая состоит из отделов либо групп в ОМТС:
- логистического или транспортного;
- закупок продукции;
- планирования;
- складского хранения и учёта материалов, производственная база;
- по работе с таможней (если материалы для строительства и их часть приобретаются у зарубежных партнёров).