Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Деловые письма в 2023 году: как написать, виды и примеры оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организации, как правило, самостоятельно разрабатывают формы служебных писем на разные случаи жизни и закрепляют их образцы в Инструкции по делопроизводству. На нашем сайте представлен многофункциональный шаблон служебного письма, которым можно воспользоваться для своих нужд.
Особенности составления служебных писем
К служебным письмам предъявляются те же требования, что и к аналогичного рода документам, направляемым в другие организации:
- письмо должно быть написано грамотно, делопроизводственным языком, с употреблением общепринятых форм вежливого обращения;
- письмо подписывается лицом, имеющим право вести официальную переписку от имени организации;
- письмо составляется на имя лица, обладающего компетенцией в разрешении вопросов или предоставлении необходимых сведений (в случае если речь идет о письме — запросе информации или документов, согласовании мероприятия или иных действий);
- письмо составляется на фирменном бланке организации или на бланке с указанием реквизитов организации, позволяющих однозначно идентифицировать отправителя;
- поскольку письмо направляется почтой, в случаях, когда необходимо оперативное решение вопросов, рекомендуется продублировать его электронной почтой с указанием на то, что оригинал будет направлен почтой.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:
- Логотип компании или ее Товарный знак – вверху по центру или слева;
- Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
- Название документа – вверху по середине листа;
- Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
- Наименование компании;
- Адрес регистрации;
- ИНН;
- ОГРН;
- Электронная почта, факс;
- Иные контактные данные;
- Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.
Как составить документ для нескольких адресатов
Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:
- Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
- Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:
Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.
Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:
- Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
- Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
- Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.
Деловое письмо – что это?
Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.
Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.
Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:
- оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
- рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
- пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
- резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
- поздравления и благодарности.
Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.
Правила написания делового письма в 2023 году
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
- одинарный интервал;
- отсутствие выделений;
- разбивка на абзацы.
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
- разрешено использовать угловые и продольные бланки;
- правый отступ строго 10 мм;
- остальные отступы – 20 мм;
- постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
- в левый верхний угол вписывается исходящий номер.
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Делопроизводство 2023: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2023 году.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2023 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.
Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Что такое деловая переписка
Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.
Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.
Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:
- При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
- При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.
Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:
- рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
- количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.
Как составить документ для нескольких адресатов
Согласно стандарту, в одном документе может быть упомянуто до четырех получателей. Если адрес предназначен для большего числа лиц, применяется один из следующих вариантов
- Список получателей составляется на отдельном листе бумаги, к нему прилагается копия адресного документа.
- Получатели анонимны (имена не упоминаются) и связаны одной позицией. Например.
Руководству Северо-Байкальского подразделения ООО «Росстрой».
Правила, представленные в ГОСТе для оформления документов с несколькими пунктами назначения, фактически применимы только к бумажным юридическим документам. Электронный формат выглядит следующим образом.
- Может не содержать информацию о получателе.
- В зависимости от информации, количество получателей может быть указано больше, чем указано в правилах — более 4
- Типы электронной почты и документов могут не предоставлять информацию о получателях в отдельном каталоге.
Существует много видов деловых писем, которые касаются именно форматов, при которых важно соблюдение правил и этики деловой переписки. Ниже указаны основные виды таких писем:
| Письмо-жалоба | Письма с жалобой на сервис, продукт или услугу принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. Здесь важно сохранять вежливый тон, даже если вы крайне возмущены. |
| Письмо-запрос | Если коротко: заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь перед этим самостоятельно изучить как можно больше информации. Затем составьте контрольный список вопросов, чтобы не забыть упомянуть важные моменты. |
| Сопроводительные письма | Такие письма обычно пишут соискатели и отправляют работодателю вместе с резюме. У нас на сервисе есть большой FAQ по написанию сопроводительных писем к резюме. А также у нас есть полностью бесплатный сервис создания продающих PDF резюме. |
| Письмо-ответ на претензию | Эти письма отправляются в качестве ответов на письма с жалобами. Их также сложно написать, потому что читатель является недовольным покупателем, который уже негативно настроен по отношению к вашей организации. |
| Письмо-подтверждение | Письма-подтверждения являются жестом уважения к собеседнику. Их пишут, чтобы сообщить адресату, что его письмо или документы были получены. |
| Письмо-заказ | Это коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий. Для такого письма характерно обилие цифр, названий и дат. |
| Электронная деловая переписка | Такой вид писем используется для общения между сотрудниками или партнерами в режиме диалога. По сути, это то же самое, что и бумажная переписка раньше, но в электронном формате. |
Форма служебного письма
Организации, как правило, самостоятельно разрабатывают формы служебных писем на разные случаи жизни и закрепляют их образцы в Инструкции по делопроизводству. На нашем сайте представлен многофункциональный шаблон служебного письма, которым можно воспользоваться для своих нужд.
В служебном письме вне зависимости от его подвида должны иметься следующие структурные элементы:
- «шапка», содержащая реквизиты организации (при отправлении письма на бланке ее заменит бланк);
- название письма (опционально, но желательно);
- вступление, в котором излагаются поводы для написания письма («Во исполнение договора…», «С целью организации мероприятия…», «На основании вашего запроса…»;
- непосредственно текст письма, содержащий в себе изложение просьбы/информации и т.п.;
- завершающая часть, в которой, если необходимо, указываются просьба, пожелание, выражается надежда на сотрудничество;
- список приложений, если имеются;
- подпись руководителя – автора письма.
После подписания руководителем письму присваиваются дата и исходящий номер.
Делопроизводство: виды писем
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:
- письма-просьбы;
- письма-запросы;
- письма-предложения;
- сопроводительные письма;
- письма-подтверждения;
- письма-извещения;
- письма-напоминания;
- письма-рекламации;
- письма-приглашения.
Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.
Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
- Просим оказать содействие…
- Просим принять участие…
- Прошу довести до сведения…
- Просим выслать в наш адрес…
Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:
- Просим представить…
- Просим отразить следующие вопросы…
- В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…
Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:
- Прошу высказать Ваше мнение об участии…
- Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
- На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
- Просим Вас выразить письменную поддержку…
- Надеемся на плодотворное сотрудничество…
Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
- Направляем информацию…
- Представляем на утверждение…
- Посылаем литературу…
- Высылаем план…
Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:
- Оплату гарантируем…
- Качество услуг гарантируем…
- Профсоюзная организация гарантирует…
Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.
Письма-подтверждения начинают так:
- Подтверждаем…
- Профсоюзная организация подтверждает…
- С благодарностью подтверждаем…
Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.
Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу
Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.
Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.
Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.
Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.
Делопроизводство 2022: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2022 году.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2022 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.
Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Техническое оформление: общие требования
Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:
Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95
Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019
Высота символов — не менее 2,5 мм
· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;
· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.
Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм
Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм
Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм
От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм
Интервал между строками — не менее 8 мм
· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;
· допускается использование двойного межстрочного интервала.
· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;
· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.
· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;
· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.
При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.